Déplacements d'une journée : formalités et comptabilité

Ce qui constitue un déplacement d'une journée selon la loi

Un déplacement d'une journée se produit lorsqu'un salarié se rend dans une autre localité pour une mission professionnelle et revient le jour même. Le Code du travail russe (article 166) n'établit pas de durée minimale pour le déplacement, mais exige que le travail soit effectué en dehors du lieu de travail habituel.

Le ministère des Finances, dans sa lettre n° 03-03-07/15345 du 14 mars 2023, a confirmé qu'un déplacement de quatre heures dans une ville voisine pour des négociations avec un client constitue un déplacement professionnel s'il est formalisé par un ordre de mission. La jurisprudence de 2024-2025 montre que les inspections fiscales contestent plus souvent les dépenses pour des déplacements au sein d'une même entité municipale, où le salarié aurait pu se rendre en transports en commun en une heure.

Lors des déplacements d'une journée, l'employeur est tenu de conserver le salaire moyen pendant le temps de trajet et sur place. Si le salarié part à 7h00 et revient à 22h00, toute cette période est rémunérée au salaire moyen, même si les négociations n'ont duré que deux heures.

Ordre de mission et feuille de route : documents minimaux requis

Depuis 2023, les formulaires unifiés T-9 et T-10 ne sont plus obligatoires. L'entreprise peut élaborer ses propres modèles ou renoncer complètement à la feuille de route, en ne conservant que l'ordre de mission. Les comptables recommandent toutefois de conserver la feuille de route comme preuve de l'objectif professionnel du déplacement lors des contrôles fiscaux.

L'ordre de mission pour un déplacement d'une journée doit contenir :

Nom, prénom, poste et matricule du salarié
Destination (ville, organisation)
Date du déplacement (une seule date)
Objectif du déplacement (précis : " participation à un appel d'offres ", et non " réunion d'affaires ")
Source de financement

Exemple pratique : une entreprise informatique de Moscou envoie un programmeur à Toula pour configurer les serveurs d'un client. Départ à 6h30, retour à 20h15. L'ordre de mission est émis la veille du déplacement, il indique l'adresse du site et la personne de contact chez le client. La feuille de route contient la liste des tâches : diagnostic, installation de logiciels, formation du personnel. Au retour, le salarié rédige un bref rapport au verso de la feuille de route : " Effectué. Serveur lancé, acte signé ". Cela suffit pour clôturer le déplacement.

Indemnités journalières pour les déplacements d'une journée : règles 2026

Le Code du travail autorise à ne pas verser d'indemnités journalières pour les déplacements d'une journée, mais l'employeur peut établir une compensation par acte interne. Le Code fiscal (article 217, paragraphe 3) exonère d'impôt sur le revenu les indemnités dans la limite de 700 roubles pour les déplacements en Russie et 2 500 roubles pour l'étranger.

Le ministère des Finances, dans sa lettre n° 03-04-06/25387 du 29 avril 2024, a précisé que si l'entreprise verse 500 roubles pour un déplacement d'une journée, ce montant n'est pas soumis à l'impôt sur le revenu ni aux cotisations sociales à condition que le versement soit inscrit dans la convention collective ou le règlement sur les déplacements.

Selon une étude du cabinet d'audit KPMG pour 2025, 62 % des entreprises russes de plus de 100 salariés versent une compensation fixe pour les déplacements d'une journée. Le montant moyen s'élève à 400-600 roubles. Seuls 18 % des organisations ont complètement renoncé aux versements, invoquant le remboursement des frais réels de repas sur justificatifs.

Point important : si le déplacement dure du matin d'un jour au matin du suivant, mais que le salarié n'a pas passé la nuit (trajet de nuit), cela reste considéré comme un déplacement de deux jours. Les indemnités journalières sont versées pour chaque jour calendaire. La lettre de Rostrud n° PG/8262-6-1 du 18 mars 2022 confirme cette approche.

Frais de transport et justificatifs

L'employeur rembourse le trajet vers le lieu de déplacement et le retour. Pour les déplacements d'une journée, les frais automobiles, les billets de train de banlieue et d'autocar interurbain sont typiques.

Véhicule personnel du salarié. L'entreprise peut rembourser les frais de carburant selon la consommation moyenne pour ce modèle ou selon les reçus réels des stations-service. La résolution du gouvernement russe n° 1595 du 08.09.2023 établit les normes de consommation de carburant, qui sont actualisées annuellement. Pour une berline de classe B, la norme est de 7,2 l aux 100 km sur route. Si le salarié s'est rendu de Voronej à Lipetsk (120 km aller simple), le calcul est : 240 km × 7,2 l / 100 km = 17,28 l. Au prix de l'essence de 53 roubles le litre, le remboursement s'élève à 916 roubles.

Documents obligatoires : feuille de route, reçus de station-service, ordre de compensation. La feuille de route doit être remplie même pour un véhicule personnel. Depuis 2022, un formulaire simplifié est en vigueur, approuvé par l'arrêté du ministère des Transports n° 368.

Taxi et autopartage. L'inspection fiscale reconnaît les frais de taxi s'ils sont économiquement justifiés. Un trajet en taxi de l'aéroport au bureau du client dans une autre ville est justifié. Un taxi quotidien à Moscou dans le cadre d'un déplacement moscovite soulèvera des questions.

L'autopartage est remboursé selon les mêmes règles. Le reçu de l'application indiquant l'itinéraire, la date et le coût sert de justificatif. Si le reçu ne mentionne pas l'itinéraire, le salarié joint une capture d'écran de l'application ou rédige une note explicative.

Repas et autres frais : ce qui peut être comptabilisé

Les frais de repas lors d'un déplacement d'une journée ne sont pas remboursés séparément si des indemnités journalières sont versées. Si l'entreprise ne verse pas d'indemnités journalières, elle peut compenser les déjeuners sur justificatifs, mais ce montant est soumis à l'impôt sur le revenu et aux cotisations comme autre revenu.

Cas pratique : une entreprise de production à Iekaterinbourg envoie un contremaître à l'usine de Tcheliabinsk pour réceptionner du matériel. Déplacement de 8h00 à 19h00. L'entreprise ne verse pas d'indemnités journalières, mais rembourse le déjeuner sur reçu de 650 roubles. La comptabilité inclut ce montant dans le revenu du salarié, retient 13 % d'impôt sur le revenu et calcule les cotisations sociales. Ces dépenses ne sont pas prises en compte dans les charges pour l'impôt sur les bénéfices, car elles ne répondent pas aux critères de l'article 264 du Code fiscal.

Les communications mobiles et Internet en itinérance sont remboursés en présence de documents confirmant le caractère professionnel. Un relevé détaillé avec annotations sur les appels aux clients ou aux collègues internes réduit le risque de contestation.

Comptabilisation du temps de travail et feuille de présence

Le temps de trajet et sur le lieu de déplacement est inscrit dans la feuille de présence avec le code " K " (déplacement) ou " 06 ". Si le salarié est parti en déplacement un jour de repos, ce jour est rémunéré au double ou un autre jour de repos est accordé au choix du travailleur (article 153 du Code du travail).

Un déplacement d'une journée le samedi avec une semaine de cinq jours est rémunéré ainsi : le salaire journalier moyen multiplié par 2 ou le travailleur reçoit le salaire moyen pour le samedi plus un jour de repos. Le choix appartient au salarié, l'employeur est tenu de proposer les deux options par écrit.

Si le déplacement a commencé un jour ouvrable mais que le salarié est revenu après minuit, deux jours de déplacement sont inscrits dans la feuille de présence. Le temps de trajet après la fin de la journée de travail n'est considéré comme des heures supplémentaires que si l'employeur a expressément demandé de partir en dehors des heures de travail. Le choix volontaire d'un train matinal ne constitue pas des heures supplémentaires.

Note de frais et délais de présentation

Au retour, le salarié est tenu de rendre compte des sommes dépensées. Le délai de remise de la note de frais est de trois jours ouvrables (paragraphe 26 du Règlement sur les déplacements, approuvé par la résolution du gouvernement russe n° 749). Si le salarié ne rend pas compte à temps, l'avance versée devient un revenu et est soumise à l'impôt sur le revenu.

La note de frais selon le formulaire AO-1 ou le formulaire interne de l'entreprise comprend :

Le montant de l'avance versée
La liste des dépenses avec les justificatifs
Le solde à restituer ou le montant à compléter

Sont joints au rapport : billets (cartes d'embarquement, reçus d'itinéraire), reçus de station-service, feuille de route, reçus de taxi, factures d'hôtel (si le déplacement s'est transformé en deux jours en raison d'un retard de transport). Les billets et reçus électroniques sont acceptés au même titre que les documents papier.

La comptabilité vérifie le rapport dans les trois jours ouvrables, l'approuve et verse le dépassement ou accepte la restitution du solde. Le solde d'avance non restitué est retenu sur le salaire, mais pas plus de 20 % par versement (article 138 du Code du travail).

Risques fiscaux et position du Service fédéral des impôts en 2025-2026

Le Service fiscal examine attentivement les frais de déplacement, en particulier pendant les périodes déficitaires ou lorsque les dépenses de déplacement sont élevées par rapport au chiffre d'affaires. La lettre du Service fédéral des impôts de Russie n° SD-4-3/5737 du 22 mars 2024 contient les critères d'évaluation du bien-fondé :

Correspondance de l'objectif du déplacement avec le type d'activité de l'entreprise
Existence d'un résultat (contrat, acte, procès-verbal de négociations)
Caractère raisonnable de l'itinéraire et du mode de déplacement
Absence de signes de fractionnement d'un déplacement en plusieurs pour augmenter les indemnités journalières

Selon les statistiques du Service fédéral des impôts pour le premier semestre 2025, 11 % des redressements sur l'impôt sur les bénéfices dans le segment des petites et moyennes entreprises sont liés au rejet des frais de déplacement. La principale raison est l'absence de documents confirmant le résultat professionnel.

Pour réduire les risques, les entreprises mettent en place la pratique de rapports obligatoires sur les déplacements. Le salarié remplit un formulaire bref : avec qui il s'est réuni, quelles questions ont été résolues, quels documents ont été signés ou obtenus. Ce rapport est conservé avec la note de frais et sert de preuve lors d'un contrôle.

Automatisation de la comptabilisation des déplacements d'une journée

Les entreprises effectuant fréquemment des déplacements d'une journée automatisent le flux documentaire via des plateformes d'entreprise. La plateforme GetOffers permet au salarié de soumettre une demande de déplacement en ligne, le système génère automatiquement un projet d'ordre de mission et une feuille de route, fait valider l'itinéraire par le responsable et réserve le transport.

Après le déplacement, le salarié télécharge les scans ou photos des reçus dans l'application mobile, le système reconnaît les montants et génère la note de frais. L'intégration avec 1C transmet les données à la comptabilité sans saisie manuelle. Selon l'analyse interne de GetOffers, l'automatisation réduit le temps de traitement d'un déplacement d'une journée de 40 minutes à 8 minutes.

Exemple : une entreprise de logistique avec 15 responsables régionaux, chacun effectuant 6 à 8 déplacements d'une journée par mois. Avant l'automatisation, le comptable consacrait 12 heures par mois au traitement des documents de déplacement. Après la mise en place de la plateforme, le temps a été réduit à 3 heures, les erreurs dans les notes de frais ont diminué de 74 %.

Liste de contrôle pour l'organisation d'un déplacement d'une journée

Avant le déplacement :

Émettre un ordre de mission indiquant la date, l'objectif, la destination
Verser une avance pour le transport et les indemnités journalières (si prévues)
Établir une feuille de route si le salarié se déplace en véhicule de service ou personnel

Pendant le déplacement :

Conserver tous les reçus et billets
Documenter les négociations (procès-verbal, correspondance, documents signés)

Après le retour (dans les 3 jours ouvrables) :

Remplir la note de frais
Joindre les justificatifs
Rédiger un bref rapport sur les résultats
Clôturer la feuille de route avec indication du kilométrage

Pour la comptabilité :

Vérifier l'exhaustivité des documents
Comptabiliser les dépenses (compte 71, 26 ou 44)
Retenir l'impôt sur le revenu sur les montants dépassant les limites
Conserver les documents 5 ans (à des fins fiscales)

Particularités comptables selon les régimes fiscaux

Régime général (OSNO). Les frais de déplacement réduisent le bénéfice imposable si les conditions de l'article 252 du Code fiscal sont remplies : justificatifs documentaires et justification économique. Les indemnités journalières dans la limite de 700 roubles ne sont pas plafonnées.

Régime simplifié (USN " revenus moins dépenses "). Les frais de déplacement sont comptabilisés dans les charges (alinéa 13 du paragraphe 1 de l'article 346.16 du Code fiscal). Les exigences documentaires sont identiques à celles du régime général.

USN " revenus " (6 %). Les frais de déplacement n'affectent pas la base imposable, mais doivent être formalisés selon la législation du travail pour protéger les intérêts du travailleur.

Régime de brevet. Les dépenses ne sont pas prises en compte dans le calcul de l'impôt, mais l'employeur est tenu de rembourser les frais du salarié et de formaliser correctement les documents.

Les entreprises sous régime général et USN " revenus moins dépenses " ont intérêt à documenter au maximum les déplacements. Chaque reçu perdu de 500 roubles augmente l'impôt sur les bénéfices de 100 roubles (au taux de 20 %) ou de 75 roubles (avec USN 15 %).

Erreurs courantes et comment les éviter

Erreur 1. Formalisation rétroactive du déplacement. L'ordre de mission doit être émis avant le départ. Si le salarié est déjà parti, un ordre antidaté crée un risque de reconnaissance du document comme fictif.

Erreur 2. Absence de feuille de route lors de l'utilisation d'un véhicule. Sans feuille de route, les frais de carburant ne sont pas acceptés en comptabilité.

Erreur 3. Versement d'indemnités journalières sans inscription dans un acte interne. Si le règlement sur les déplacements ne prévoit pas de versement pour les déplacements d'une journée, tout montant est soumis à l'impôt sur le revenu et aux cotisations.

Erreur 4. Envoi d'un salarié dans une localité où l'entreprise possède une division. Si le travailleur travaille régulièrement dans cette division, le déplacement n'est pas considéré comme professionnel.

Erreur 5. Non-attribution d'un jour de repos pour un déplacement un jour de repos. Le travailleur peut exiger une compensation dans l'année suivant le déplacement.

L'expérience montre que les entreprises qui tiennent un registre des déplacements indiquant l'objectif et le résultat de chaque déplacement passent les contrôles fiscaux sans redressement sur ce poste de dépenses. Le registre aide à retrouver rapidement les documents et à prouver le bien-fondé des dépenses.

Modifications législatives attendues en 2026

Le ministère du Travail russe élabore des amendements au Règlement sur les déplacements, qui pourraient entrer en vigueur au second semestre 2026. L'introduction d'un formulaire électronique obligatoire pour la feuille de route et la note de frais pour les entreprises de plus de 50 salariés est en discussion.

Une proposition d'augmentation de la limite non imposable des indemnités journalières à 1 000 roubles pour les déplacements intérieurs est également à l'étude, tenant compte de l'inflation des dernières années. La décision finale dépend de la position du ministère des Finances et de l'adoption d'amendements au Code fiscal.

Les entreprises doivent suivre les publications des projets d'actes normatifs sur regulation.gov.ru et adapter leurs règlements internes à l'avance.

FAQ

Faut-il verser des indemnités journalières pour un déplacement d'une journée ?

Le Code du travail n'oblige pas à verser des indemnités journalières pour les déplacements d'une journée. L'employeur peut établir une compensation (généralement 400-600 roubles) dans le règlement sur les déplacements. Si le versement est prévu par un acte interne, le montant jusqu'à 700 roubles n'est pas soumis à l'impôt sur le revenu ni aux cotisations sociales.

Quels documents sont obligatoires pour formaliser un déplacement d'une journée ?

Ensemble minimal : ordre de mission et note de frais avec justificatifs (billets, reçus). La feuille de route n'est plus obligatoire depuis 2023, mais elle est recommandée pour prouver l'objectif professionnel lors des contrôles fiscaux.

Comment se faire rembourser les frais de véhicule personnel pour un déplacement d'une journée ?

L'entreprise rembourse le carburant selon les normes de consommation (Résolution du gouvernement n° 1595) ou selon les reçus réels des stations-service. Documents obligatoires : feuille de route, reçus de station-service, ordre de compensation. Calcul : kilométrage × norme de consommation / 100 km × prix du carburant.

Un déplacement d'une journée un jour de repos est-il rémunéré ?

Oui, au double du salaire moyen ou au salaire simple avec attribution d'un autre jour de repos au choix du salarié. L'employeur est tenu de proposer les deux options par écrit (article 153 du Code du travail).

Peut-on comptabiliser les frais de repas lors d'un déplacement d'une journée ?

Si l'entreprise verse des indemnités journalières, le remboursement séparé des repas n'est pas prévu. Si les indemnités journalières ne sont pas versées, l'employeur peut compenser les déjeuners sur justificatifs, mais ce montant est soumis à l'impôt sur le revenu et aux cotisations et ne réduit pas l'impôt sur les bénéfices.