Oteller ile Tercih Edilen Tedarikçi Programı: 2026 Rehberi

Tercih edilen tedarikçi otel programının ayda 50+ geceleme rezervasyonu olan şirketlere sağladıkları

Çalışanlarınız aynı şehirlerde düzenli olarak konakladığında, OTA'lar üzerinden yapılan dağınık rezervasyonlar kaçırılmış bir fırsata dönüşür. Oteller ile tercih edilen tedarikçi programı (preferred supplier program), talebi konsolide etmenizi ve bunu sabit tarifeler, öncelikli hizmet ve şeffaf raporlama ile değiştirmenizi sağlar.

Association of Corporate Travel Executives'in 2024 araştırmasına göre, aktif tercih edilen programlara sahip şirketler, halka açık kurumsal tarifelerle karşılaştırıldığında konaklamada ortalama %18-22 tasarruf ediyor. Ancak rakam değişiyor: küçük şirketler (100 çalışana kadar) yaklaşık %12 indirim alıyor, orta ölçekli şirketler (100-500 kişi) %20'ye kadar, ayda 1000'den fazla geceleme hacmine sahip büyük şirketler ise %25 ve üzeri maliyet düşüşü konusunda anlaşıyor.

Program sadece fiyat üzerinde çalışmıyor. Yoğun tarihlerde garantili oda müsaitliği, giriş günü saat 18:00'e kadar ücretsiz rezervasyon iptali (standart 24 saat yerine), üst düzey yöneticiler için geç çıkış ve tüm rezervasyonlar için tek formatta aylık özetler elde ediyorsunuz. Bir seyahat yöneticisi için bu, rutine daha az zaman ve harcama analizi için daha fazla veri anlamına gelir.

Öncelikle hangi otellerle görüşmeye değer olduğunu belirleme

Son 12 aydaki rezervasyonların denetimi ile başlayın. Kurumsal rezervasyon sisteminizden, muhasebe tablolarından veya kurumsal kart ekstrelerinden verileri dışa aktarın. Üç parametreye ihtiyacınız var: şehir, otel adı ve gece sayısı.

Azalan sıraya göre sıralayın. Bir otel yılda 30+ gece topluyorsa, zaten müzakere adayıdır. Bir şehirde çalışanlarınız beş farklı otelde kalıyor ancak toplamda 80 gece geçiriyorlarsa, talebi bir veya iki zincirde konsolide edin.

Örnek: Kazan'da geliştirme ofisi olan Moskova'dan bir IT şirketi, oraya aylık 6-8 çalışanı 3-5 gün süreyle gönderiyor. Yılda yaklaşık 240 gece birikiyor. Daha önce Booking.com üzerinden üç farklı otelde gece başına 4500-5200 ruble fiyatla rezervasyon yapıyorlardı. Bir zincirle tercih edilen anlaşma imzaladıktan sonra 3600 ruble sabit fiyat, ücretsiz kahvaltı ve sorunları 15 dakika içinde telefonla çözen özel hesap yöneticisi aldılar.

İş seyahati coğrafyasına dikkat edin. Satış yöneticileriniz 15 şehre gidiyor ancak her birinde yılda 10 gece kalıyorlarsa, küresel bir zincirle (Marriott, Hilton, Accor, IHG) tercih edilen program, bağımsız otellerle noktasal anlaşmalardan daha fazla fayda sağlar.

Temel indirimden daha önemli olan beş müzakere parametresi

Birçok seyahat yöneticisi sadece indirim yüzdesine odaklanır. Ancak gerçek tasarruf, koşullar paketinden oluşur.

Rezervasyon iptal politikası. Standart kurumsal tarife 24 saat önceden iptal gerektirir. Tercih edilen programda, giriş günü saat 18:00'e veya hatta 12:00'ye kadar ücretsiz iptal konusunda anlaşabilirsiniz. Uçuş geciktiğinde veya toplantı son anda iptal edildiğinde, bu bütçeyi kurtarır. GBTA tahminlerine göre, şirketler geç iptal cezaları nedeniyle konaklama bütçesinin %8'ini kaybediyor.

Garantili oda müsaitliği. Sözleşmede, otelin şirketiniz için herhangi bir tarihte minimum 2-3 oda (veya büyük şirketler için toplam oda kapasitesinin %5'i) ayırdığını belirtin. Bu, konferans ve tatil sezonunda, halka açık tarifelerin etkinlikten bir ay önce kaybolduğu zamanlarda kritiktir.

Ücretsiz hizmetler. Ek ücret ödemeden erken giriş ve geç çıkış (14:00-16:00'ya kadar), ücretsiz premium Wi-Fi (normal hız genellikle video aramalar için yetersizdir), üst düzey yöneticiler için havaalanı transferi. St. Petersburg'dan büyük bir perakendeci, beş geceden uzun iş seyahatleri için üç adede kadar kıyafetin ücretsiz yıkanmasını sözleşmeye dahil etti - küçük bir detay ama çalışanlar takdir etti.

Birleşik raporlama. Excel veya CSV formatında şu alanları içeren aylık rapor talep edin: giriş tarihi, çıkış tarihi, misafir adı, rezervasyon numarası, maliyet, ödeme yöntemi. Bu, muhasebeyle mutabakat ve kalıp analizini basitleştirir. Bazı zincirler, tüm aktif ve tamamlanmış rezervasyonları gerçek zamanlı olarak görebileceğiniz çevrimiçi bir panele erişim sağlar.

Yükseltme ve SLA. Otel tarafından özel bir hesap yöneticisi atayın ve taleplere yanıt süresini belirtin: standart sorular için çalışma saatlerinde 2 saat, acil durumlar için 30 dakika (örneğin, çalışan uçakla geldi ama oda hazır değil). Yönetici ulaşılamıyorsa yükseltme için iletişim bilgisi belirtin.

Müzakereleri nasıl yapılandırırsınız: adım adım kontrol listesi

Adım 1: rakamları hazırlayın. 12 aylık verileri toplayın: her otel veya zincir için gece sayısı, ortalama gece maliyeti, toplam harcamalar. Birleşik bir sisteminiz yoksa, muhasebeden ekstreler isteyin. Oteller, garanti edebileceğiniz hacmi görmek ister.

Adım 2: hedef göstergeleri belirleyin. Bir otel veya zincirde yılda kaç gece sabitlemeye hazır olduğunuza karar verin. Tarihsel olarak 200 rezervasyon yaptıysanız 500 gece vaat etmeyin - otel yerine getirmeyi kontrol edecek ve bir yıl sonra koşulları gözden geçirebilir. Gerçekçi bir rakamla başlamak ve büyümede sözleşmeyi yeniden gözden geçirmek daha iyidir.

Adım 3: iletişim formatını seçin. Bağımsız oteller için doğrudan [email protected]'a yazın veya kurumsal satış yöneticisini arayın. Zincirler için LinkedIn'de veya zincir web sitesinin "Şirketler için" bölümünde bölgesel kurumsal satış yöneticisi arayın. Büyük zincirler (Marriott, Hilton, Accor) Rusya ve BDT'deki kurumsal müşterilerle çalışmak için özel ekiplere sahiptir.

Adım 4: RFP (teklif talebi) gönderin. Şirketi, rezervasyon hacmini (şehir, yıllık gece sayısı, ortalama konaklama süresi), istenen koşulları (indirim aralığı, iptal politikası, ek hizmetler) ve yanıt son tarihini (genellikle 10-14 gün) kısaca açıklayın. Geçmiş verilerle bir tablo ekleyin.

Adım 5: müzakereleri yürütün. Otel bir teklif gönderecek. Mevcut harcamalarla karşılaştırın. İndirim %15'ten azsa ve hacminiz önemliyse (yılda 200+ gece), daha fazlasını isteyin veya parasal olmayan faydalar ekleyin: müsaitlik durumunda ücretsiz yükseltmeler, çeyrekte bir kez ücretsiz toplantı salonu, öncelikli kayıt.

Adım 6: sözleşmede sabitleyin. Sözlü vaatlere güvenmeyin. Tüm koşullar - tarifeler, iptal politikası, müsaitlik, raporlama, iletişim bilgileri - yazılı anlaşmada olmalıdır. Geçerlilik süresi genellikle uzatma seçeneği ile 12 aydır.

Adım 7: kurumsal politikaya uygulayın. Seyahat politikasını güncelleyin: her şehir için tercih edilen otelleri belirtin, çalışanlara neden orada rezervasyon yapmanın önemli olduğunu açıklayın (tasarruf, iptal kolaylığı, destek). TMC veya kurumsal rezervasyon platformu kullanıyorsanız, müzakere edilmiş tarifeleri oraya yükleyin.

Tercih edilen programdan elde edilen faydayı yiyen tipik hatalar

Uyum kontrolünün olmaması. Hilton ile %20 indirim konusunda anlaştınız ancak çalışanların yarısı "daha alışkın oldukları için" Booking.com üzerinden rezervasyon yapmaya devam ediyor. Sonuç: otel düşük pickup (anlaşma kullanım yüzdesi) görüyor, gelecek yıl daha kötü koşullar öneriyor veya anlaşmayı yenilemeyi tamamen reddediyor. Çözüm: tercih edilen tarifeleri kurumsal rezervasyon sistemine entegre edin, politika dışı rezervasyon olasılığını engelleyin veya istisna onay prosedürü getirin.

Mevsimselliği göz ardı etme. Gece başına 5000 ruble tarife sabitlediniz ancak bunun büyük fuarlar ve konferanslar dönemine uygulanıp uygulanmadığını netleştirmediniz. Otel blackout dates (istisna tarihleri) veya surcharge (ek ücret) uygulayabilir. Sözleşmede, müzakere edilmiş tarifenin yılın 365 günü geçerli olduğunu belirtin veya blackout dates listesini önceden onaylayın.

Üç aylık inceleme olmaması. Pazar değişiyor. Sözleşmeyi imzaladıktan altı ay sonra şehrinizde daha avantajlı koşullara sahip yeni bir otel açıldı veya tercih edilen ortağınız hizmet kalitesini düşürdü. Hesap yöneticisi ile çeyrekte bir kez toplantı planlayın: istatistikleri, sorunları, hacim artışında koşulları iyileştirme olasılığını tartışın.

Küçük şehirleri hafife alma. Çoğu kişi Moskova ve St. Petersburg'a odaklanır, bölgesel yönleri unutur. Ancak Kazan, Yekaterinburg, Novosibirsk, Krasnodar'da bağımsız oteller müzakerelere daha istekli yaklaşır ve %30'a varan indirimler verir çünkü kurumsal talep onlar için kritiktir.

Tercih edilen programa ihtiyaç olmadığı durumlar: üç senaryo

Şirketiniz çalışanları yılda 10 defadan az iş seyahatine gönderiyor ve her seferinde yeni bir şehre gidiyorsa, müzakereler için idari çaba karşılığını vermez. TMC'nin kurumsal tarifelerini veya OTA'ların halka açık tekliflerini kullanmak daha basittir.

Seyahat politikanızda katı bir limit varsa (örneğin, bölgelerde gece başına 3000 rubleden pahalı olmamalı) ve çalışanlar bu aralıkta kolayca seçenekler buluyorsa, tercih edilen program belirgin bir tasarruf sağlamayabilir. Ancak limit sık sık ihlal ediliyorsa veya oda bulunmaması nedeniyle ek ödeme yapılması gerekiyorsa faydalıdır.

Şirket hızla büyüyorsa ve iş seyahati coğrafyası her çeyrekte değişiyorsa, belirli otellerle uzun vadeli anlaşmalar eskimiş olma riski taşır. Böyle bir durumda, onlarca şehri kapsayan küresel zincirlerle çalışmak veya otomatik olarak mevcut en iyi tarifeleri uygulayan dinamik kurumsal platformlar kullanmak daha iyidir.

Tercih edilen programı birden fazla ülkeye nasıl ölçeklendirirsiniz

Şirketiniz diğer ülkelerde ofisler açtığında veya düzenli olarak çalışanları yurt dışına gönderdiğinde, yerel otellerle müzakereler zahmetli hale gelir. Küresel zincirler çok ülkeli anlaşmalar sunar: zincirin genel merkezi ile bir sözleşme imzalarsınız ve bu, tüm faaliyet gösterilen ülkelere yayılır.

Örneğin, Marriott International 139 ülkede 8000'den fazla oteli yönetiyor. Bir küresel kurumsal tarife, çalışanlarınıza dünyanın her yerindeki zincirin herhangi bir otelinde sabit bir indirim (genellikle mevcut en iyi tarifeden %10-15) verir. Yılda 1000 geceden fazla hacme sahip şirketler için zincir, daha yüksek indirim ve özel küresel hesap yöneticisi ile özelleştirilmiş program sunabilir.

Küresel bir zincirle müzakerelerde döviz risklerini göz önünde bulundurun. Sözleşme dolar veya euro cinsindense ve bütçeniz ruble cinsindense, kur dalgalanmaları tasarrufu yiyebilir. Bazı zincirler, önemli pazarlar için yerel para biriminde tarifeleri sabitlemeyi kabul eder.

Otomasyon araçları: teknolojiler tercih edilen tedarikçi yönetimini nasıl basitleştirir

Kurumsal rezervasyon platformları (TravelPerk, Navan, SAP Concur), müzakere edilmiş tarifeleri doğrudan sisteme yüklemenize olanak tanır. Çalışan, arama sonuçlarında ilk sırada "Şirket tarafından öneriliyor" notu ve sabit fiyatla tercih edilen oteli görür. Sistem, promosyon kodu girmeye veya oteli aramaya gerek kalmadan kurumsal tarife otomatik olarak uygular.

Bazı platformlar (örneğin, GetOffers) API aracılığıyla otellerle entegre olur ve rezervasyon verilerini gerçek zamanlı olarak çeker. Seyahat yöneticisi bir pano görür: tercih edilen otellerde kaç gece rezerve edildi, çalışanların yüzde kaçı politikaya uyuyor, sapmalar nerede oluyor. Bu, üç aylık incelemeyi ve sözleşme yenileme müzakerelerini basitleştirir.

TMC ile çalışan şirketler için ajansınızdan otel program performans raporu isteyin. İyi TMC'ler analitik sağlar: tasarruf raporu (tercih edilen tarifeler sayesinde ne kadar tasarruf edildi), uyum oranı (program içindeki rezervasyonların yüzdesi), sızıntı analizi (çalışanlar politika dışında nerede ve neden rezervasyon yapıyor).

2026'da tercih edilen tedarikçi programı başlatmak için kontrol listesi

• 12 aylık rezervasyon verilerini dışa aktarın ve gece hacmine göre ilk 5 yönü belirleyin.
• Her şehirde mevcut ortalama gece maliyetini hesaplayın.
• Hedef otellerin veya zincirlerin listesini oluşturun (bir tesis için yılda minimum 30 gece).
• Hacim, istenen koşullar ve yanıt son tarihi belirterek RFP hazırlayın.
• Bölgesel satış yöneticilerine (zincirler için) veya doğrudan satış departmanına (bağımsız oteller için) talepler gönderin.
• Alınan teklifleri karşılaştırın: sadece indirim değil, iptal politikası, müsaitlik, ek hizmetler.
• 2-3 tercih edilen ortak seçin ve koşulları 12 aylık yazılı anlaşmada sabitleyin.
• Kurumsal seyahat politikasını güncelleyin ve müzakere edilmiş tarifeleri rezervasyon sistemine yükleyin.
• Çalışanlar için işe alım yapın: nasıl ve nerede rezervasyon yapacaklarını, bunun şirkete neden faydalı olduğunu açıklayın.
• İstatistikleri incelemek ve sorunları çözmek için hesap yöneticileri ile üç aylık toplantılar planlayın.
• 6 ay sonra tasarrufu, uyum oranını ve çalışan memnuniyetini değerlendirin; gerekirse tercih edilen tedarikçiler listesini düzeltin.

Doğru şekilde yapılandırılmış bir tercih edilen tedarikçi programı sadece para değil, seyahat yöneticisinin zamanını da tasarruf eder. Her ay onlarca iş seyahati için otel aramak yerine, öngörülebilir tarifeler, şeffaf raporlama ve özel destek alırsınız. Bir veya iki önemli yönle başlayın, modeli test edin ve rezervasyon hacmi arttıkça diğer şehirlere ölçeklendirin.

SSS

Oteller ile tercih edilen tedarikçi programı başlatmak için gereken minimum rezervasyon hacmi nedir?

Çoğu otel, bir tesis için yılda 30 geceden itibaren tercih edilen tarifeleri tartışmaya hazırdır. Küresel zincirler (Marriott, Hilton, Accor) genellikle özelleştirilmiş program için yılda minimum 100-200 gece gerektirir. Hacminiz daha azsa, zincirlerin halka açık kurumsal tarifeleri ile başlayın veya talebi bir veya iki şehirde konsolide edin.

Tercih edilen tedarikçi programının etkinliği nasıl ölçülür?

Üç metriği izleyin: tasarruf (halka açık fiyat ile müzakere edilmiş tarife arasındaki fark, gece sayısı ile çarpılır), uyum oranı (toplam sayıdan tercih edilen otellerdeki rezervasyonların yüzdesi), iptal maliyeti (iptal cezalarının toplamı). Otelden veya TMC'den bu verileri içeren üç aylık rapor isteyin ve programı başlatmadan önceki göstergelerle karşılaştırın.

Çalışanlar tercih edilen otelleri göz ardı edip OTA'lar üzerinden rezervasyon yaparsa ne yapmalı?

Müzakere edilmiş tarifeleri kurumsal rezervasyon sistemine entegre edin, böylece tercih edilen seçenekler ilk sırada görüntülenir. Çalışanlara faydaları açıklayın: saat 18:00'e kadar ücretsiz iptal, garantili müsaitlik, özel yönetici desteği. Kritik durumlar için, seyahat yöneticisi veya yönetici ile politikadan sapmaları onaylama prosedürü getirin.

Tercih edilen anlaşma koşulları sözleşme süresi dolmadan önce yeniden gözden geçirilebilir mi?

Evet, rezervasyon hacminiz önemli ölçüde arttıysa (örneğin, yılda 200'den 500 geceye) veya pazar koşulları değiştiyse. Hesap yöneticisi ile iletişime geçin, güncel istatistikleri sağlayın ve koşulların gözden geçirilmesini isteyin. Oteller büyük müşterileri elde tutmakla ilgilenir ve hacim artışında genellikle karşılık verir.

Farklı ülkelerdeki tercih edilen tedarikçilerle nasıl çalışılır?

Uluslararası iş seyahatleri olan şirketler için, gerekli ülkelerde bulunan bir zincirle küresel kurumsal anlaşma yapmak daha uygundur. Bir sözleşme, dünyanın her yerindeki zincirin tüm otellerinde sabit bir indirim (genellikle %10-15) verir. Döviz risklerini göz önünde bulundurun: sözleşme dolar cinsindense ve bütçe ruble cinsindense, kur dalgalanmaları tasarrufu azaltabilir.