Dietas de viaje 2026: normas, cálculo e impuestos

Qué ha cambiado en las dietas en 2026

El empleador establece el importe de las dietas de viaje de forma autónoma. La legislación rusa no contiene límites superiores, pero fija umbrales hasta los cuales los pagos no están sujetos al IRPF ni a las cotizaciones sociales. En 2026 estos umbrales se mantienen al nivel de 2024-2025: 700 rublos diarios para viajes por Rusia y 2.500 rublos para desplazamientos al extranjero.

Según un estudio de HeadHunter del primer trimestre de 2025, el 63% de las empresas rusas con más de 100 empleados pagan dietas por encima del mínimo no imponible. El importe medio de las dietas en grandes compañías es de 1.200-1.500 rublos en Rusia y 3.500-4.000 rublos en el extranjero. Esto significa que la mayoría de los empleadores están dispuestos a pagar IRPF y cotizaciones sobre el exceso para mantener la competitividad en el mercado laboral.

Aclaración importante: desde el 1 de enero de 2025 entraron en vigor enmiendas al artículo 217 del Código Tributario de la Federación Rusa que extendieron el límite no imponible a los viajes de un día sin pernoctación. Antes las autoridades fiscales exigían gravar estos pagos en su totalidad, ahora se pueden abonar hasta 700 rublos (o 2.500 rublos al extranjero) sin retenciones.

Cómo calcular correctamente las dietas

El cálculo de las dietas se realiza por días naturales, incluyendo fines de semana y festivos si caen dentro del período del viaje. El día de salida y el día de regreso se cuentan por separado, incluso si el empleado volvió el mismo día.

Ejemplo de cálculo: un responsable de ventas voló a Novosibirsk el 10 de marzo a las 22:00, mantuvo reuniones los días 11 y 12 de marzo, regresó el 13 de marzo a las 08:00. La empresa estableció dietas de 1.500 rublos. Cálculo: 4 días × 1.500 = 6.000 rublos. De ellos la parte no imponible será 4 días × 700 = 2.800 rublos, y sobre la diferencia de 3.200 rublos hay que retener IRPF del 13% (416 rublos) y liquidar cotizaciones sociales.

Para viajes al extranjero, el día de cruce de frontera determina el tipo aplicable. Si el empleado salió de Moscú el 5 de abril y llegó a Berlín el 5 de abril (hora local), el día de salida se considera a tipo extranjero. La lógica inversa funciona en el regreso: el día de cruce de la frontera rusa se paga a tipo nacional.

Caso especial: viajes a países de la UEEA (Bielorrusia, Kazajistán, Armenia, Kirguistán). No existe control fronterizo en las fronteras, por lo que el día de cruce se considera la fecha en la tarjeta de embarque o billete. El Ministerio de Finanzas en carta n.º 03-04-06/28521 de 2024 aclaró: si es imposible determinar la fecha exacta, el empleador tiene derecho a aplicar el tipo extranjero por todo el período de estancia.

Tributación de las dietas: instrucciones paso a paso

Las dietas dentro del límite (700/2.500 rublos) no están sujetas a IRPF, cotizaciones sociales ni cotizaciones por accidentes. El exceso se incluye en la base imponible.

Algoritmo paso a paso para el contable:

1. Determine el número de días del viaje según la orden y los documentos de transporte.
2. Multiplique el número de días por el tipo de dietas establecido en la empresa.
3. Calcule la parte no imponible: número de días × 700 (o 2.500).
4. Encuentre la diferencia entre el pago efectivo y la parte no imponible.
5. Sobre la diferencia retenga IRPF al tipo del 13% (para residentes) o 30% (para no residentes).
6. Liquide cotizaciones sociales sobre el exceso: pensiones 22%, seguro médico 5,1%, incapacidad y maternidad 2,9%, accidentes según tarifa de la empresa.

Ejemplo para viaje internacional: un empleado pasó 7 días en Dubái, dietas establecidas en 5.000 rublos. Pago efectivo: 7 × 5.000 = 35.000 rublos. Parte no imponible: 7 × 2.500 = 17.500 rublos. Diferencia imponible: 17.500 rublos. IRPF: 17.500 × 13% = 2.275 rublos. Cotizaciones sociales: 17.500 × 30% = 5.250 rublos (sin tener en cuenta bonificaciones ni superación de base).

Error frecuente: aplicación del límite no imponible a dietas pagadas en moneda extranjera. La conversión a rublos debe hacerse al tipo del Banco Central en la fecha de pago del anticipo o liquidación final. Si el tipo subió entre el anticipo y el informe, la diferencia puede superar el límite, aunque inicialmente la suma estuviera dentro de los 2.500 rublos.

Documentación de las dietas

Para el pago de dietas se necesitan tres documentos obligatorios: orden de desplazamiento en comisión de servicios, informe de gastos tras el regreso y documentos de transporte (billetes, tarjetas de embarque).

Desde 2023 la orden de servicio y el certificado de comisión quedaron abolidos como formularios obligatorios. La empresa puede introducirlos mediante acto local, pero para efectos fiscales no son necesarios. La Agencia Tributaria en carta n.º БС-4-11/3376 confirmó: basta con la orden y los documentos de viaje.

El empleado presenta el informe de gastos en un plazo de tres días laborables tras el regreso. Se adjuntan tarjetas de embarque, billetes electrónicos (impresión), recibos de alojamiento y otros gastos justificados. Las dietas no requieren recibos separados, pero el número de días debe coincidir con las fechas de los billetes.

Caso práctico: una empresa de TI con oficina en Moscú envía desarrolladores a conferencias 15-20 veces por trimestre. En 2025 implementaron la norma: todos los billetes se reservan a través de plataforma corporativa que transmite automáticamente las fechas de salida y llegada al sistema de contabilidad. El departamento contable recibe los datos el día del viaje, no una semana después del regreso. El tiempo de procesamiento de informes de gastos se redujo de 4 horas a 40 minutos por empleado.

Dietas en viajes de un día

Hasta 2025 la cuestión de las dietas por viajes de un día era controvertida. La Agencia Tributaria consideraba que las dietas correspondían solo con pernoctación fuera del lugar de trabajo habitual. El Ministerio de Finanzas mantenía la posición opuesta: el empleador tiene derecho a compensar gastos de alimentación, aunque el empleado regresara el mismo día.

El legislador cerró la disputa a favor de los empleadores. Ahora se pueden pagar hasta 700 rublos por día sin pernoctación en Rusia y hasta 2.500 rublos en el extranjero sin impuestos. El importe puede establecerse libremente, pero el exceso tributa según las reglas generales.

Ejemplo: el abogado de una empresa salió de San Petersburgo a Moscú para una vista judicial, regresó la misma tarde. La empresa pagó 1.000 rublos de dietas. Parte no imponible: 700 rublos. Sobre 300 rublos se retiene IRPF de 39 rublos y se liquidan cotizaciones de 90 rublos.

Matiz importante: si el viaje dura varios días pero no se paga alojamiento (el empleado se aloja con familiares o alquila vivienda por su cuenta), las dietas se pagan íntegramente por cada día. La ausencia de recibos de hotel no afecta al derecho a recibir dietas.

Viajes al extranjero: divisas y diferencias de cambio

Las dietas en el extranjero pueden pagarse en rublos o en la moneda del país de destino. La elección de moneda se fija en la orden de viaje o en el reglamento de viajes de la empresa.

Si el pago es en divisa, la conversión a rublos a efectos fiscales se hace dos veces: al entregar el anticipo (al tipo de la fecha de entrega) y al aprobar el informe de gastos (al tipo de la fecha de aprobación). La diferencia de cambio entre estas fechas no afecta al importe del límite no imponible: siempre es igual a 2.500 rublos diarios.

Ejemplo: un empleado recibió anticipo de 500 euros para 5 días en Alemania. Tipo en fecha de entrega 95 rublos por euro, total 47.500 rublos. Dietas establecidas en 100 euros diarios (500 euros por 5 días). Límite no imponible: 5 × 2.500 = 12.500 rublos. Parte imponible: 47.500 - 12.500 = 35.000 rublos. Si al aprobar el informe el tipo subió a 98 rublos, el coste efectivo será 49.000 rublos, y la parte imponible aumentará a 36.500 rublos.

Las empresas con viajes frecuentes al extranjero a menudo establecen dietas en dólares o euros independientemente del país de destino. Esto simplifica la contabilidad, pero puede crear desequilibrios: en países del Sudeste Asiático 100 dólares cubren todos los gastos con margen, mientras en Escandinavia la misma suma apenas alcanza para dos comidas.

Particularidades regionales y Extremo Norte

Para viajes a zonas del Extremo Norte y territorios equiparados se aplican los mismos límites no imponibles: 700 rublos diarios. Los coeficientes regionales y complementos nórdicos no se aplican a las dietas, lo confirmó el Ministerio de Finanzas en carta n.º 03-04-07/18945.

Pero el empleador puede establecer dietas incrementadas para regiones nórdicas en acto local. Por ejemplo, 1.500 rublos para viajes a Yakutia y Magadán frente a 1.000 rublos para Rusia central. Sobre el exceso de 700 rublos habrá que pagar impuestos igualmente, pero el empleado recibirá compensación por el mayor coste de vida.

Práctica de grandes empresas: los holdings de petróleo, gas y minería establecen gradación de dietas por regiones. Escala típica: 1.000 rublos para la parte europea, 1.500 rublos para Siberia y Extremo Oriente, 2.000 rublos para el Extremo Norte. Los viajes al extranjero se dividen en tres categorías: Europa y EE.UU. (4.000 rublos), Asia y Latinoamérica (3.500 rublos), África y Oriente Medio (5.000 rublos).

Cómo optimizar gastos en dietas

Las empresas con gran volumen de viajes pueden reducir la carga fiscal sin recortar pagos a empleados. Una forma: separar dietas y compensaciones adicionales.

En lugar de 2.000 rublos de dietas se pueden pagar 700 rublos de dietas (no imponibles) y 1.300 rublos de compensación de gastos de alimentación con recibos. La compensación documentada reduce el impuesto sobre beneficios, pero está sujeta a IRPF y cotizaciones. El ahorro surge si el empleado gasta menos: presentó recibos por 800 rublos, recibió 700 + 800 = 1.500 en lugar de 2.000.

Otro método: conversión de parte de los empleados a carácter itinerante del trabajo. Para estos puestos no se pagan dietas, pero se puede establecer complemento salarial (10-30% del salario base). El complemento tributa íntegramente, pero no requiere informes de gastos ni órdenes para cada viaje. Adecuado para responsables de ventas, auditores, ingenieros de servicio que viajan semanalmente.

Tercera opción: tarjetas corporativas con límite de alimentación. El empleado paga con tarjeta de la empresa, todos los recibos entran automáticamente en el sistema contable. El límite se establece dentro de la suma no imponible (700 rublos diarios), el exceso es imposible. El banco proporciona detalle de cada transacción, lo que facilita las inspecciones de la Agencia Tributaria.

Según analistas de SAP Concur, las empresas con volumen de más de 500 viajes anuales ahorran hasta el 18% del presupuesto al implementar sistemas automatizados de contabilidad y tarjetas prepago. El ahorro se compone de reducción de tiempo de contabilidad, disminución de errores en informes y control de excesos.

Errores frecuentes al pagar dietas

Error primero: pago de dietas por día de salida y regreso a tipo reducido. La legislación no prevé fraccionamiento de dietas. Cada día natural, incluidos día de salida y día de llegada, se paga íntegramente.

Error segundo: impago de dietas por días festivos dentro del viaje. Si el empleado salió el lunes y regresó el miércoles de la semana siguiente, sábado y domingo se pagan igual que los días laborables.

Error tercero: aplicación del límite no imponible a dietas pagadas tras el despido. Si el viaje terminó antes del despido pero el informe de gastos se aprobó después, las dietas tributan IRPF íntegramente. El Tribunal Supremo en resolución n.º 304-ЭС19-25068 respaldó a la Agencia Tributaria: los pagos a exempleados no entran en la bonificación del artículo 217 del Código Tributario.

Error cuarto: ausencia de tarjetas de embarque con facturación electrónica. Si el empleado se registró online y pasó al vuelo con código QR, la tarjeta de embarque sigue siendo necesaria. Se puede imprimir en el aeropuerto o guardar la versión electrónica. Sin tarjeta de embarque la Agencia Tributaria puede rechazar gastos de dietas en inspección.

Error quinto: pago de dietas en viaje a unidad separada en la misma ciudad. Si la empresa tiene sucursal o representación en otra ciudad, el viaje allí se formaliza en condiciones generales. Pero si el empleado fue trasladado a esa unidad permanentemente (modificado contrato laboral), los desplazamientos entre oficinas no se consideran viajes de trabajo y no corresponden dietas.

Puntos de control para el gestor de viajes

Para evitar reclamaciones de la Agencia Tributaria y sobrepago de impuestos, verifique cinco parámetros:

1. El reglamento de viajes está aprobado y contiene importes concretos de dietas (separados para Rusia y extranjero).
2. Cada viaje está formalizado con orden indicando fechas, lugar de destino y objetivo del desplazamiento.
3. Los informes de gastos contienen tarjetas de embarque o billetes electrónicos con fechas de salida y llegada.
4. El cálculo de IRPF y cotizaciones sobre exceso del límite se ejecutó en el mes de aprobación del informe de gastos, no más tarde.
5. Si el empleado no devolvió anticipo no gastado en tres días, contabilidad lo retuvo del salario (o el empleado lo ingresó en efectivo).

Recomendación adicional: lleve registro de viajes en hoja de cálculo electrónica con campos "Nombre", "Fechas", "Destino", "Importe dietas", "IRPF retenido", "Informe aprobado". Ocupará 10 minutos semanales, pero ahorrará días de trabajo en inspección documental.

Para empresas con volumen superior a 100 viajes anuales tiene sentido integrar el sistema de reservas con software contable. GetOffers transmite datos de fechas de viajes directamente a 1C o SAP, eliminando entrada manual y errores.

Cambios que cabe esperar

El Ministerio de Finanzas en materiales de trabajo del presupuesto 2026-2028 mencionó la posibilidad de indexar los límites no imponibles. Los actuales 700 y 2.500 rublos se establecieron en 2008 (para Rusia) y 2017 (para extranjero). Teniendo en cuenta la inflación, el valor real del límite se redujo casi a la mitad.

Sin embargo el proyecto de ley aún no se presentó a la Duma. Si se aprueban cambios durante 2026, entrarán en vigor no antes de 2027. Hasta entonces rigen los umbrales anteriores.

El segundo cambio posible se refiere a la digitalización del flujo documental. La Agencia Tributaria prueba sistema de obtención automática de datos de vuelos directamente de aerolíneas. Si el piloto resulta exitoso, desde 2027 las empresas podrán no exigir tarjetas de embarque: la Agencia Tributaria verificará fechas por base de transportistas. Esto simplificará la vida a los contables, pero requerirá consentimiento de empleados para transmisión de datos personales.

Tercera tendencia: transición a viajes completamente sin efectivo. Los bancos ofrecen tarjetas corporativas con abono automático de dietas el día del viaje. El empleado recibe 700 rublos en tarjeta cada mañana del viaje, el exceso es imposible, la contabilidad se genera automáticamente. La solución conviene a empresas que no quieren pagar IRPF de más y están dispuestas a limitar dietas al mínimo no imponible.

FAQ

¿Qué importe de dietas no tributa IRPF en 2026?

En 2026 el límite no imponible es de 700 rublos diarios para viajes por Rusia y 2.500 rublos para desplazamientos al extranjero. Las sumas superiores a estos límites tributan IRPF al 13% (para residentes) y cotizaciones sociales al 30%.

¿Hay que pagar dietas por día de salida y día de regreso?

Sí, el día de salida y el día de regreso se pagan íntegramente, aunque el empleado saliera tarde por la noche o regresara temprano por la mañana. El fraccionamiento de dietas a tipo reducido no está previsto por la legislación.

¿Se pueden pagar dietas en viaje de un día sin pernoctación?

Sí, desde 2025 las dietas por viajes de un día sin pernoctación se pagan en condiciones generales. El límite no imponible es de 700 rublos en Rusia y 2.500 rublos en el extranjero. El exceso tributa IRPF y cotizaciones.

¿Qué documentos se necesitan para pagar dietas?

Son obligatorios tres documentos: orden de desplazamiento en comisión de servicios, informe de gastos tras el regreso y documentos de transporte (billetes, tarjetas de embarque). La orden de servicio y el certificado de comisión desde 2023 no son necesarios.

¿Cómo determinar el día de cruce de frontera para calcular dietas?

El día de cruce de frontera se determina por sello de control fronterizo o fecha en tarjeta de embarque. Si el empleado salió de Rusia y llegó al extranjero el mismo día natural, ese día se paga a tipo extranjero (2.500 rublos).

¿Están las dietas sujetas a cotizaciones sociales?

Las dietas dentro del límite (700/2.500 rublos) no están sujetas a cotizaciones sociales. El exceso del límite tributa cotizaciones de pensiones (22%), seguro médico (5,1%), incapacidad y maternidad (2,9%) y cotizaciones por accidentes según tarifa de la empresa.