Viajes de trabajo de un día: trámites, gastos y contabilidad en 2026

Qué se considera viaje de trabajo de un día según la ley

Un viaje de trabajo de un día ocurre cuando un empleado se desplaza por una tarea laboral a otra localidad y regresa el mismo día. El Código Laboral de la Federación Rusa (artículo 166) no establece una duración mínima del viaje, pero exige que el trabajo se realice fuera del lugar habitual de trabajo.

El Ministerio de Finanzas en la carta № 03-03-07/15345 del 14 de marzo de 2023 confirmó: incluso un viaje de cuatro horas a una ciudad vecina para negociaciones con un cliente se considera viaje de trabajo si está formalizado mediante orden. La práctica judicial de 2024-2025 muestra que las inspecciones fiscales cuestionan con mayor frecuencia los gastos de viajes dentro de un mismo municipio, donde el empleado podría haber llegado en transporte público en una hora.

En los viajes de trabajo de un día, el empleador está obligado a conservar el salario medio durante el tiempo de trayecto y en el lugar. Si el empleado sale a las 7:00 y regresa a las 22:00, todo ese período se paga según el promedio, aunque las negociaciones hayan durado dos horas.

Orden y encargo de servicio: paquete mínimo de documentos

Desde 2023, los formularios unificados T-9 y T-10 no son obligatorios. La empresa puede desarrollar sus propios formatos o prescindir completamente del encargo de servicio, dejando solo la orden. Sin embargo, los contadores recomiendan conservar el encargo de servicio como prueba del objetivo productivo del viaje durante las inspecciones fiscales.

La orden para un viaje de trabajo de un día debe contener:

Nombre completo del empleado, puesto, número de nómina
Punto de destino (ciudad, organización)
Fecha del viaje de trabajo (una sola fecha)
Objetivo del viaje (concreto: "participación en licitación", no "reunión de negocios")
Fuente de financiación

Ejemplo de la práctica: una empresa de TI de Moscú envía a un programador a Tula para configurar servidores de un cliente. Salida a las 6:30, regreso a las 20:15. La orden se emite un día antes del viaje, indica la dirección del objeto y la persona de contacto del cliente. El encargo de servicio contiene la lista de trabajos: diagnóstico, instalación de software, capacitación del personal. Al regresar, el empleado escribe un breve informe en el reverso del encargo de servicio: "Completado. Servidor en marcha, acta firmada". Esto es suficiente para cerrar el viaje de trabajo.

Dietas en viajes de un día: normas de 2026

El Código Laboral permite no pagar dietas por viajes de trabajo de un día, pero el empleador puede establecer una compensación mediante acto local. El Código Tributario (artículo 217, apartado 3) exime del IRPF las dietas dentro de los límites de 700 rublos para viajes por Rusia y 2.500 rublos para el extranjero.

El Ministerio de Finanzas en la carta № 03-04-06/25387 del 29 de abril de 2024 aclaró: si la empresa paga 500 rublos por un viaje de trabajo de un día, esta suma no está sujeta al IRPF ni a las cotizaciones sociales siempre que el pago esté establecido en el convenio colectivo o en el reglamento sobre viajes de trabajo.

Según datos de un estudio de la firma auditora KPMG de 2025, el 62% de las empresas rusas con más de 100 empleados pagan una compensación fija por viajes de un día. El importe medio es de 400-600 rublos. Solo el 18% de las organizaciones han renunciado completamente a los pagos, alegando el reembolso de gastos reales de alimentación mediante recibos.

Matiz importante: si el viaje de trabajo dura desde la mañana de un día hasta la mañana del siguiente, pero el empleado no pernoctó (traslado nocturno), esto se considera igualmente un viaje de dos días. Las dietas se pagan por cada día calendario. La carta de Rostrud № ПГ/8262-6-1 del 18 de marzo de 2022 confirma este enfoque.

Gastos de transporte y justificación documental

El empleador reembolsa el viaje al lugar del viaje de trabajo y de regreso. Para viajes de un día son típicos los gastos de automóvil, billetes de trenes de cercanías y autobuses interurbanos.

Automóvil personal del empleado. La empresa puede reembolsar los gastos de combustible según el consumo medio para ese modelo o según los recibos reales de gasolineras. La Resolución del Gobierno de la Federación Rusa № 1595 del 08.09.2023 establece normas de consumo de combustible que se actualizan anualmente. Para un sedán clase B, la norma es de 7,2 l por 100 km en carretera. Si el empleado viajó de Vorónezh a Lípetsk (120 km en un sentido), el cálculo: 240 km × 7,2 l / 100 km = 17,28 l. Con un precio de gasolina de 53 rublos por litro, el reembolso será de 916 rublos.

Documentos obligatorios: hoja de ruta, recibos de gasolinera, orden de compensación. La hoja de ruta se completa incluso para automóvil personal. Desde 2022 está vigente el formulario simplificado aprobado por la orden del Ministerio de Transporte № 368.

Taxi y carsharing. La inspección fiscal reconoce los gastos de taxi si están económicamente justificados. Un viaje en taxi desde el aeropuerto hasta la oficina del cliente en otra ciudad está justificado. El taxi diario por Moscú en el marco de un viaje de trabajo también en Moscú generará preguntas.

El carsharing se reembolsa según las mismas reglas. El recibo de la aplicación con indicación de ruta, fecha y coste sirve como justificación. Si el recibo no indica la ruta, el empleado adjunta una captura de pantalla de la aplicación o escribe una nota explicativa.

Alimentación y otros gastos: qué se puede incluir en la contabilidad

Los gastos de alimentación en un viaje de trabajo de un día no se reembolsan por separado si se han pagado dietas. Si la empresa no paga dietas, puede compensar los almuerzos mediante recibos, pero esta suma está sujeta al IRPF y a las cotizaciones como otro ingreso.

Caso práctico: una empresa de producción en Ekaterimburgo envía a un maestro a una fábrica en Cheliábinsk para la recepción de equipos. Viaje de 8:00 a 19:00. La empresa no paga dietas, pero reembolsa el almuerzo mediante recibo por 650 rublos. La contabilidad incluye esta suma en el ingreso del empleado, retiene el 13% de IRPF y calcula las cotizaciones sociales. En los gastos del impuesto sobre beneficios, tales gastos no se contabilizan, ya que no cumplen los criterios del artículo 264 del Código Tributario de la Federación Rusa.

La comunicación móvil e internet en roaming se reembolsan con documentos que confirmen el carácter laboral. El detalle de la cuenta con anotaciones sobre llamadas a clientes o colegas internos reduce el riesgo de reclamaciones.

Registro del tiempo de trabajo y planilla

El tiempo de trayecto y en el lugar del viaje de trabajo se refleja en la planilla de registro del tiempo de trabajo con el código "K" (командировка, viaje de trabajo) o "06". Si el empleado salió de viaje de trabajo en su día libre, ese día se paga al doble o se proporciona otro día de descanso a elección del trabajador (artículo 153 del Código Laboral de la Federación Rusa).

Un viaje de trabajo de un día en sábado con semana laboral de cinco días se paga así: el salario medio diario se multiplica por 2 o el trabajador recibe el salario medio por el sábado más un día libre. La elección es del empleado, el empleador está obligado a ofrecer ambas opciones por escrito.

Si el viaje de trabajo comenzó en un día laboral pero el empleado regresó después de medianoche, en la planilla se marcan dos días de viaje de trabajo. El tiempo de trayecto después del final de la jornada laboral se considera horas extras solo si el empleador ordenó expresamente salir en horario no laboral. La elección voluntaria de un tren temprano no constituye horas extras.

Informe de gastos y plazos de presentación

Al regresar, el empleado está obligado a rendir cuentas de las sumas gastadas. El plazo de entrega del informe de gastos es de tres días laborables (apartado 26 del Reglamento sobre viajes de trabajo, aprobado por la Resolución del Gobierno de la Federación Rusa № 749). Si el empleado no rindió cuentas a tiempo, el anticipo entregado se convierte en ingreso y está sujeto al IRPF.

El informe de gastos según el formulario AO-1 o formulario interno de la empresa incluye:

Suma del anticipo entregado
Lista de gastos con documentos justificativos adjuntos
Saldo a devolver o suma a pagar adicionalmente

Al informe se adjuntan: billetes (tarjetas de embarque, recibos de itinerario), recibos de gasolinera, hoja de ruta, recibos de taxi, facturas de hoteles (si el viaje de trabajo se convirtió en realidad en uno de dos días por retraso del transporte). Los billetes y recibos electrónicos se aceptan en igualdad con los de papel.

La contabilidad revisa el informe en tres días laborables, lo aprueba y paga el exceso o acepta la devolución del saldo. El saldo del anticipo no devuelto se retiene del salario, pero no más del 20% por cada pago (artículo 138 del Código Laboral de la Federación Rusa).

Riesgos fiscales y posición del Servicio Fiscal Federal en 2025-2026

El Servicio Fiscal examina atentamente los gastos de viajes de trabajo, especialmente en períodos de pérdidas o con altos gastos de viajes en relación con los ingresos. La carta del Servicio Fiscal Federal de Rusia № СД-4-3/5737 del 22 de marzo de 2024 contiene criterios de evaluación de la justificación:

Correspondencia del objetivo del viaje de trabajo con el tipo de actividad de la empresa
Existencia de resultado (contrato, acta, protocolo de negociaciones)
Razonabilidad de la ruta y medio de desplazamiento
Ausencia de indicios de fragmentación de un viaje en varios para aumentar las dietas

Según estadísticas del Servicio Fiscal Federal del primer semestre de 2025, el 11% de las liquidaciones adicionales del impuesto sobre beneficios en el segmento de pequeñas y medianas empresas están relacionadas con el no reconocimiento de gastos de viajes de trabajo. La causa principal es la ausencia de documentos que confirmen el resultado productivo.

Para reducir riesgos, las empresas implementan la práctica de informes obligatorios sobre el viaje de trabajo. El empleado completa un formulario breve: con quién se reunió, qué cuestiones se resolvieron, qué documentos se firmaron u obtuvieron. Este informe se guarda junto con el de gastos y sirve como prueba durante la inspección.

Automatización de la contabilidad de viajes de trabajo de un día

Las empresas con frecuentes viajes de un día automatizan el flujo documental mediante plataformas corporativas. La plataforma GetOffers permite al empleado presentar una solicitud de viaje de trabajo en línea, el sistema genera automáticamente el proyecto de orden y el encargo de servicio, coordina la ruta con el jefe y reserva el transporte.

Después del viaje, el empleado carga escaneos o fotos de recibos en la aplicación móvil, el sistema reconoce las sumas y genera el informe de gastos. La integración con 1C transfiere los datos a contabilidad sin entrada manual. Según datos de análisis interno de GetOffers, la automatización reduce el tiempo de formalización de un viaje de trabajo de un día de 40 minutos a 8 minutos.

Ejemplo: una empresa de logística con 15 gerentes regionales, cada uno realiza 6-8 viajes de un día al mes. Antes de la automatización, el contador dedicaba 12 horas al mes al procesamiento de documentos de viajes de trabajo. Después de implementar la plataforma, el tiempo se redujo a 3 horas, los errores en los informes de gastos disminuyeron un 74%.

Lista de verificación para la formalización de un viaje de trabajo de un día

Antes del viaje:

Emitir orden con indicación de fecha, objetivo, punto de destino
Entregar anticipo para transporte y dietas (si están previstas)
Formalizar hoja de ruta si el empleado viaja en automóvil de servicio o personal

Durante el viaje de trabajo:

Conservar todos los recibos y billetes
Registrar negociaciones (protocolo, correspondencia, documentos firmados)

Después del regreso (en 3 días laborables):

Completar informe de gastos
Adjuntar documentos justificativos
Escribir breve informe sobre resultados
Cerrar hoja de ruta con anotación de kilometraje

Para contabilidad:

Verificar integridad de documentos
Reflejar gastos en la contabilidad (cuenta 71, 26 o 44)
Retener IRPF de sumas que excedan los límites
Conservar documentos 5 años (para fines de contabilidad fiscal)

Particularidades de la contabilidad para diferentes sistemas tributarios

Sistema general (OSNO). Los gastos de viajes de trabajo reducen el beneficio imponible al cumplir las condiciones del artículo 252 del Código Tributario de la Federación Rusa: justificación documental y fundamentación económica. Las dietas dentro de los límites de 700 rublos no se normalizan.

Sistema simplificado (USN "ingresos menos gastos"). Los gastos de viajes de trabajo se contabilizan en la composición de gastos (subpárrafo 13 del apartado 1 del artículo 346.16 del Código Tributario de la Federación Rusa). Los requisitos para documentos son los mismos que en OSNO.

USN "ingresos" (6%). Los gastos de viajes de trabajo no afectan la base imponible, pero deben formalizarse según la legislación laboral para proteger los intereses del trabajador.

Sistema de patentes. Los gastos no se contabilizan en el cálculo del impuesto, pero el empleador está obligado a reembolsar los gastos del empleado y formalizar correctamente los documentos.

Las empresas en OSNO y USN "ingresos menos gastos" están interesadas en la documentación más completa de los viajes de trabajo. Cada recibo perdido de 500 rublos aumenta el impuesto sobre beneficios en 100 rublos (con tasa del 20%) o en 75 rublos (con USN del 15%).

Errores típicos y cómo evitarlos

Error 1. Formalización del viaje de trabajo con fecha retroactiva. La orden debe emitirse antes de la salida. Si el empleado ya salió, la orden con fecha anterior crea riesgo de reconocimiento del documento como ficticio.

Error 2. Ausencia de hoja de ruta al usar automóvil. Sin hoja de ruta, los gastos de combustible no se aceptan en la contabilidad.

Error 3. Pago de dietas sin establecimiento en acto local. Si el reglamento sobre viajes de trabajo no prevé el pago por viajes de un día, cualquier suma está sujeta al IRPF y a las cotizaciones.

Error 4. Envío del empleado a una localidad donde la empresa tiene una división separada. Si el trabajador trabaja regularmente en esa división, el viaje no se considera viaje de trabajo.

Error 5. No proporcionar día libre por viaje de trabajo en día libre. El trabajador tiene derecho a exigir compensación durante un año después del viaje.

La práctica muestra: las empresas que llevan un registro de viajes de trabajo con indicación del objetivo y resultado de cada viaje pasan las inspecciones fiscales sin liquidaciones adicionales por esta partida de gastos. El registro ayuda a encontrar rápidamente documentos y demostrar la justificación de los gastos.

Cambios legislativos esperados en 2026

El Ministerio de Trabajo de la Federación Rusa está desarrollando enmiendas al Reglamento sobre viajes de trabajo que podrían entrar en vigor en el segundo semestre de 2026. Se discute la introducción del formulario electrónico obligatorio del encargo de servicio y del informe de gastos para empresas con más de 50 empleados.

También se considera la propuesta de aumentar el límite no imponible de dietas a 1.000 rublos para viajes de trabajo internos, lo que tiene en cuenta la inflación de los últimos años. La decisión final depende de la posición del Ministerio de Finanzas y de la adopción de enmiendas al Código Tributario.

Las empresas deben seguir las publicaciones de proyectos de actos normativos en regulation.gov.ru y adaptar los reglamentos internos con antelación.

Preguntas frecuentes

¿Es necesario pagar dietas por un viaje de trabajo de un día?

El Código Laboral no obliga a pagar dietas por viajes de un día. El empleador puede establecer una compensación (habitualmente 400-600 rublos) en el reglamento sobre viajes de trabajo. Si el pago está previsto en el acto local, la suma hasta 700 rublos no está sujeta al IRPF ni a las cotizaciones sociales.

¿Qué documentos son obligatorios para formalizar un viaje de trabajo de un día?

Paquete mínimo: orden de envío al viaje de trabajo e informe de gastos con documentos justificativos (billetes, recibos). El encargo de servicio no es obligatorio desde 2023, pero se recomienda para demostrar el objetivo productivo durante las inspecciones fiscales.

¿Cómo reembolsar los gastos de automóvil personal en un viaje de trabajo de un día?

La empresa reembolsa el combustible según las normas de consumo (Resolución del Gobierno № 1595) o según recibos reales de gasolineras. Son obligatorios los documentos: hoja de ruta, recibos de gasolinera, orden de compensación. Cálculo: kilometraje × norma de consumo / 100 km × precio del combustible.

¿Se paga un viaje de trabajo de un día en día libre?

Sí, al doble del salario medio o en importe simple con concesión de otro día de descanso a elección del empleado. El empleador está obligado a ofrecer ambas opciones por escrito (artículo 153 del Código Laboral de la Federación Rusa).

¿Se pueden contabilizar los gastos de alimentación en un viaje de trabajo de un día?

Si la empresa paga dietas, no está previsto el reembolso separado de alimentación. Si no se pagan dietas, el empleador puede compensar los almuerzos mediante recibos, pero esta suma está sujeta al IRPF y a las cotizaciones y no reduce el impuesto sobre beneficios.