Indennità di trasferta 2026: norme, calcolo e tasse

Cosa è cambiato nelle indennità di trasferta nel 2026

L'importo delle indennità di trasferta viene stabilito autonomamente dal datore di lavoro. La legislazione russa non prevede limiti massimi, ma fissa soglie entro le quali i pagamenti non sono soggetti a IRPEF e contributi previdenziali. Nel 2026 queste soglie rimangono ai livelli del 2024-2025: 700 rubli al giorno per trasferte in Russia e 2.500 rubli per trasferte all'estero.

Secondo uno studio di HeadHunter del primo trimestre 2025, il 63% delle aziende russe con oltre 100 dipendenti eroga indennità superiori al minimo non imponibile. L'importo medio nelle grandi aziende è di 1.200-1.500 rubli in Russia e 3.500-4.000 rubli all'estero. Questo significa che la maggior parte dei datori di lavoro è disposta a pagare IRPEF e contributi sulla parte eccedente per mantenere la competitività sul mercato del lavoro.

Precisazione importante: dal 1° gennaio 2025 sono entrate in vigore modifiche all'articolo 217 del Codice Fiscale che hanno esteso il limite non imponibile alle trasferte di un giorno senza pernottamento. Prima le autorità fiscali richiedevano di tassare interamente tali pagamenti, ora è possibile erogare fino a 700 rubli (o 2.500 rubli per l'estero) senza trattenute.

Come calcolare correttamente le indennità di trasferta

Il calcolo delle indennità si basa sui giorni di calendario, inclusi i fine settimana e le festività che ricadono nel periodo di trasferta. Il giorno di partenza e il giorno di rientro vengono conteggiati separatamente, anche se il dipendente è tornato lo stesso giorno.

Esempio di calcolo: un responsabile vendite è partito per Novosibirsk il 10 marzo alle 22:00, ha svolto trattative l'11 e il 12 marzo, è rientrato il 13 marzo alle 08:00. L'azienda ha stabilito indennità di 1.500 rubli. Calcolo: 4 giorni × 1.500 = 6.000 rubli. Di questi, la parte non imponibile sarà 4 giorni × 700 = 2.800 rubli, mentre sulla differenza di 3.200 rubli occorre trattenere l'IRPEF del 13% (416 rubli) e versare i contributi previdenziali.

Per le trasferte all'estero, il giorno di attraversamento del confine determina l'aliquota. Se il dipendente è partito da Mosca il 5 aprile ed è arrivato a Berlino il 5 aprile (ora locale), il giorno di partenza viene conteggiato con l'aliquota estera. La logica inversa vale per il rientro: il giorno di attraversamento del confine russo viene pagato con l'aliquota russa.

Caso particolare: trasferte nei paesi dell'EAEU (Bielorussia, Kazakistan, Armenia, Kirghizistan). Il controllo di frontiera alle frontiere è assente, quindi il giorno di attraversamento è considerato la data sulla carta d'imbarco o sul biglietto. Il Ministero delle Finanze nella lettera n. 03-04-06/28521 del 2024 ha chiarito: se è impossibile determinare la data esatta, il datore di lavoro può applicare l'aliquota estera per l'intero periodo di permanenza.

Tassazione delle indennità: istruzioni dettagliate

Le indennità entro il limite (700/2.500 rubli) non sono soggette a IRPEF, contributi previdenziali e contributi per infortuni. L'eccedenza viene inclusa nella base imponibile.

Algoritmo dettagliato per il contabile:

1. Determinare il numero di giorni di trasferta dall'ordine e dai documenti di viaggio.
2. Moltiplicare il numero di giorni per l'aliquota di indennità stabilita in azienda.
3. Calcolare la parte non imponibile: numero di giorni × 700 (o 2.500).
4. Trovare la differenza tra il pagamento effettivo e la parte non imponibile.
5. Sulla differenza trattenere l'IRPEF al 13% (per residenti) o al 30% (per non residenti).
6. Versare i contributi previdenziali sull'eccedenza: pensione 22%, assicurazione sanitaria 5,1%, assicurazione sociale 2,9%, infortuni secondo la tariffa aziendale.

Esempio per trasferta internazionale: un dipendente ha trascorso 7 giorni a Dubai, indennità stabilita 5.000 rubli. Pagamento effettivo: 7 × 5.000 = 35.000 rubli. Parte non imponibile: 7 × 2.500 = 17.500 rubli. Differenza imponibile: 17.500 rubli. IRPEF: 17.500 × 13% = 2.275 rubli. Contributi previdenziali: 17.500 × 30% = 5.250 rubli (senza considerare agevolazioni e superamento della base).

Errore comune: applicazione del limite non imponibile alle indennità pagate in valuta estera. La conversione in rubli va effettuata al tasso della Banca Centrale alla data di pagamento dell'anticipo o del saldo finale. Se il tasso è aumentato tra l'anticipo e il rendiconto, la differenza può superare il limite, anche se inizialmente l'importo rientrava nei 2.500 rubli.

Documentazione delle indennità di trasferta

Per l'erogazione delle indennità servono tre documenti obbligatori: ordine di trasferta, rendiconto anticipi dopo il rientro e documenti di viaggio (biglietti, carte d'imbarco).

Dal 2023 l'incarico di servizio e il certificato di trasferta sono stati aboliti come moduli obbligatori. L'azienda può introdurli con atto interno, ma per la contabilità fiscale non sono richiesti. Il Servizio Fiscale nella lettera n. BS-4-11/3376 ha confermato: sono sufficienti l'ordine e i documenti di viaggio.

Il rendiconto anticipi viene presentato dal dipendente entro tre giorni lavorativi dal rientro. Vi si allegano carte d'imbarco, biglietti elettronici (stampati), ricevute di alloggio e altre spese documentate. Le indennità non richiedono ricevute separate, ma il numero di giorni deve coincidere con le date sui biglietti.

Caso pratico: un'azienda IT con sede a Mosca invia sviluppatori a conferenze 15-20 volte al trimestre. Nel 2025 hanno implementato una regola: tutti i biglietti vengono prenotati tramite piattaforma aziendale, che trasmette automaticamente le date di partenza e arrivo al sistema contabile. La contabilità riceve i dati il giorno del viaggio, non una settimana dopo il rientro. Il tempo di elaborazione dei rendiconti anticipi si è ridotto da 4 ore a 40 minuti per dipendente.

Indennità per trasferte di un giorno

Fino al 2025 la questione delle indennità per trasferte di un giorno era controversa. Il Servizio Fiscale riteneva che le indennità spettassero solo in caso di pernottamento fuori dalla sede abituale di lavoro. Il Ministero delle Finanze sosteneva la posizione opposta: il datore di lavoro può rimborsare le spese di vitto, anche se il dipendente è rientrato lo stesso giorno.

Il legislatore ha risolto la controversia a favore dei datori di lavoro. Ora è possibile erogare fino a 700 rubli per giorno senza pernottamento in Russia e fino a 2.500 rubli all'estero senza tasse. L'importo può essere qualsiasi, ma l'eccedenza viene tassata secondo le regole generali.

Esempio: un legale aziendale è partito da San Pietroburgo per Mosca per un'udienza, è rientrato la sera dello stesso giorno. L'azienda ha pagato 1.000 rubli di indennità. Parte non imponibile: 700 rubli. Sui 300 rubli si trattiene l'IRPEF di 39 rubli e si versano contributi di 90 rubli.

Sfumatura importante: se la trasferta dura più giorni, ma il pernottamento non viene pagato (il dipendente alloggia da parenti o affitta un alloggio a proprie spese), le indennità vengono erogate per intero per ogni giorno. L'assenza di ricevute d'albergo non influisce sul diritto a ricevere le indennità.

Trasferte all'estero: valuta e differenze di cambio

Le indennità per l'estero possono essere erogate in rubli o nella valuta del paese di destinazione. La scelta della valuta viene fissata nell'ordine di trasferta o nel regolamento aziendale sulle trasferte.

Se il pagamento è in valuta, la conversione in rubli ai fini fiscali viene effettuata due volte: all'erogazione dell'anticipo (al tasso alla data di erogazione) e all'approvazione del rendiconto anticipi (al tasso alla data di approvazione). La differenza di cambio tra queste date non influisce sull'importo del limite non imponibile: è sempre pari a 2.500 rubli al giorno.

Esempio: un dipendente ha ricevuto un anticipo di 500 euro per 5 giorni in Germania. Tasso alla data di erogazione 95 rubli per euro, totale 47.500 rubli. Indennità stabilita 100 euro al giorno (500 euro per 5 giorni). Limite non imponibile: 5 × 2.500 = 12.500 rubli. Parte imponibile: 47.500 - 12.500 = 35.000 rubli. Se al momento dell'approvazione del rendiconto il tasso è salito a 98 rubli, il costo effettivo sarà 49.000 rubli, e la parte imponibile aumenterà a 36.500 rubli.

Le aziende con frequenti trasferte all'estero spesso stabiliscono indennità in dollari o euro indipendentemente dal paese di destinazione. Questo semplifica la contabilità, ma può creare squilibri: nei paesi del Sud-Est asiatico 100 dollari coprono tutte le spese con margine, mentre in Scandinavia la stessa somma basta appena per due pasti.

Particolarità regionali e Estremo Nord

Per le trasferte nelle zone dell'Estremo Nord e località equiparate si applicano gli stessi limiti non imponibili: 700 rubli al giorno. I coefficienti regionali e le maggiorazioni nordiche non si applicano alle indennità, come confermato dal Ministero delle Finanze nella lettera n. 03-04-07/18945.

Ma il datore di lavoro può stabilire indennità maggiorate per le regioni nordiche in un atto interno. Ad esempio, 1.500 rubli per trasferte in Jacuzia e Magadan contro 1.000 rubli per la Russia centrale. Sull'importo eccedente i 700 rubli occorrerà comunque pagare le tasse, ma il dipendente riceverà un compenso per il costo della vita più elevato.

Pratica delle grandi aziende: le holding petrolifere ed estrattive stabiliscono una graduazione delle indennità per regioni. Scala tipica: 1.000 rubli per la parte europea, 1.500 rubli per Siberia e Estremo Oriente, 2.000 rubli per l'Estremo Nord. Le trasferte all'estero si dividono in tre categorie: Europa e USA (4.000 rubli), Asia e America Latina (3.500 rubli), Africa e Medio Oriente (5.000 rubli).

Come ottimizzare le spese per indennità

Le aziende con un alto volume di trasferte possono ridurre il carico fiscale senza tagliare i pagamenti ai dipendenti. Un metodo: separare indennità e rimborsi aggiuntivi.

Anziché 2.000 rubli di indennità, si possono erogare 700 rubli di indennità (non imponibili) e 1.300 rubli di rimborso spese vitto con ricevute. Il rimborso documentato riduce l'imposta sugli utili, ma è soggetto a IRPEF e contributi. Il risparmio si ottiene se il dipendente spende meno: ha presentato ricevute per 800 rubli, ha ricevuto 700 + 800 = 1.500 invece di 2.000.

Altro metodo: trasferimento di parte dei dipendenti a lavoro itinerante. Per tali posizioni le indennità non vengono erogate, ma si può stabilire una maggiorazione sullo stipendio (10-30% della retribuzione base). La maggiorazione viene tassata interamente, ma non richiede rendiconti anticipi e ordini per ogni viaggio. Adatto per responsabili vendite, revisori, tecnici di assistenza che viaggiano settimanalmente.

Terza opzione: carte aziendali con limite per vitto. Il dipendente paga con la carta aziendale, tutte le ricevute finiscono automaticamente nel sistema contabile. Il limite viene stabilito entro l'importo non imponibile (700 rubli al giorno), la spesa eccessiva è impossibile. La banca fornisce il dettaglio di ogni transazione, semplificando i controlli del Servizio Fiscale.

Secondo le stime degli analisti di SAP Concur, le aziende con oltre 500 trasferte all'anno risparmiano fino al 18% del budget implementando sistemi automatizzati di contabilità e carte prepagate. Il risparmio deriva dalla riduzione del tempo della contabilità, dalla diminuzione degli errori nei rendiconti e dal controllo delle spese eccessive.

Errori frequenti nell'erogazione delle indennità

Errore primo: erogazione delle indennità per il giorno di partenza e rientro a metà tariffa. La legislazione non prevede il frazionamento delle indennità. Ogni giorno di calendario, inclusi il giorno di partenza e il giorno di arrivo, viene pagato per intero.

Errore secondo: mancato pagamento delle indennità per i giorni festivi durante la trasferta. Se il dipendente è partito lunedì ed è tornato mercoledì della settimana successiva, sabato e domenica vengono pagati alla pari dei giorni lavorativi.

Errore terzo: applicazione del limite non imponibile alle indennità erogate dopo il licenziamento. Se la trasferta è terminata prima del licenziamento, ma il rendiconto anticipi è stato approvato dopo, le indennità vengono tassate interamente con IRPEF. La Corte Suprema nella sentenza n. 304-ES19-25068 ha sostenuto il fisco: i pagamenti a ex dipendenti non rientrano nell'agevolazione dell'articolo 217 del Codice Fiscale.

Errore quarto: assenza di carte d'imbarco con check-in elettronico. Se il dipendente si è registrato online ed è salito sul volo con codice QR, la carta d'imbarco serve comunque. Può essere stampata in aeroporto o salvata in versione elettronica. Senza carta d'imbarco il fisco può non riconoscere le spese per indennità in sede di controllo.

Errore quinto: erogazione di indennità per trasferta presso unità separata nella stessa città. Se l'azienda ha una filiale o rappresentanza in un'altra città, la trasferta lì viene formalizzata secondo le regole generali. Ma se il dipendente è stato trasferito in quell'unità in modo permanente (modificato il contratto di lavoro), i viaggi tra uffici non sono considerati trasferte, e le indennità non spettano.

Punti di controllo per il travel manager

Per evitare contestazioni del Servizio Fiscale e pagamenti in eccesso di tasse, verificare cinque parametri:

1. Il regolamento sulle trasferte è approvato e contiene importi specifici delle indennità (separatamente per Russia ed estero).
2. Ogni trasferta è formalizzata con ordine indicante date, luogo di destinazione e scopo del viaggio.
3. I rendiconti anticipi contengono carte d'imbarco o biglietti elettronici con date di partenza e arrivo.
4. Il calcolo di IRPEF e contributi sull'eccedenza del limite è stato effettuato nel mese di approvazione del rendiconto anticipi, non oltre.
5. Se il dipendente non ha restituito l'anticipo non speso entro tre giorni, la contabilità lo ha trattenuto dallo stipendio (o il dipendente lo ha versato in contanti).

Raccomandazione aggiuntiva: tenere un registro delle trasferte in foglio elettronico con campi "Nome", "Date", "Destinazione", "Importo indennità", "IRPEF trattenuta", "Rendiconto approvato". Richiederà 10 minuti a settimana, ma farà risparmiare giorni di lavoro durante un controllo documentale.

Per aziende con oltre 100 trasferte all'anno ha senso integrare il sistema di prenotazione con il software contabile. GetOffers trasmette i dati sulle date di viaggio direttamente a 1C o SAP, eliminando l'inserimento manuale e gli errori.

Cambiamenti da aspettarsi

Il Ministero delle Finanze nei materiali di lavoro per il bilancio 2026-2028 ha menzionato la possibilità di indicizzare i limiti non imponibili. Gli attuali 700 e 2.500 rubli sono stati stabiliti nel 2008 (per la Russia) e nel 2017 (per l'estero). Considerando l'inflazione, il valore reale del limite si è quasi dimezzato.

Tuttavia il disegno di legge non è ancora stato presentato alla Duma. Se le modifiche verranno approvate nel corso del 2026, entreranno in vigore non prima del 2027. Fino ad allora restano valide le soglie precedenti.

Secondo possibile cambiamento riguarda la digitalizzazione della documentazione. Il Servizio Fiscale sta testando un sistema di acquisizione automatica dei dati sui voli direttamente dalle compagnie aeree. Se il progetto pilota avrà successo, dal 2027 le aziende potranno non richiedere le carte d'imbarco: il fisco verificherà autonomamente le date tramite il database dei vettori. Questo semplificherà la vita ai contabili, ma richiederà il consenso dei dipendenti al trasferimento dei dati personali.

Terzo trend: passaggio a trasferte completamente cashless. Le banche offrono carte aziendali con accredito automatico delle indennità il giorno del viaggio. Il dipendente riceve 700 rubli sulla carta ogni mattina di trasferta, la spesa eccessiva è impossibile, la reportistica si genera automaticamente. La soluzione è adatta ad aziende che non vogliono pagare in eccesso l'IRPEF e sono disposte a limitare le indennità al minimo non imponibile.

FAQ

Quale importo di indennità non è soggetto a IRPEF nel 2026?

Nel 2026 il limite non imponibile è di 700 rubli al giorno per trasferte in Russia e 2.500 rubli per trasferte all'estero. Gli importi oltre questi limiti sono soggetti a IRPEF del 13% (per residenti) e contributi previdenziali del 30%.

Occorre pagare le indennità per il giorno di partenza e il giorno di rientro?

Sì, il giorno di partenza e il giorno di rientro vengono pagati per intero, anche se il dipendente è partito tardi la sera o è rientrato presto la mattina. Il frazionamento delle indennità a metà tariffa non è previsto dalla legislazione.

Si possono erogare indennità per trasferta di un giorno senza pernottamento?

Sì, dal 2025 le indennità per trasferte di un giorno senza pernottamento vengono erogate secondo le regole generali. Il limite non imponibile è di 700 rubli in Russia e 2.500 rubli all'estero. L'eccedenza è soggetta a IRPEF e contributi.

Quali documenti servono per l'erogazione delle indennità?

Sono obbligatori tre documenti: ordine di trasferta, rendiconto anticipi dopo il rientro e documenti di viaggio (biglietti, carte d'imbarco). L'incarico di servizio e il certificato di trasferta dal 2023 non sono richiesti.

Come determinare il giorno di attraversamento del confine per il calcolo delle indennità?

Il giorno di attraversamento del confine si determina dal timbro del controllo di frontiera o dalla data sulla carta d'imbarco. Se il dipendente è partito dalla Russia ed è arrivato all'estero nello stesso giorno di calendario, quel giorno viene pagato con la tariffa estera (2.500 rubli).

Le indennità sono soggette a contributi previdenziali?

Le indennità entro il limite (700/2.500 rubli) non sono soggette a contributi previdenziali. L'eccedenza del limite è soggetta a contributi pensionistici (22%), assicurazione sanitaria (5,1%), assicurazione sociale (2,9%) e contributi per infortuni secondo la tariffa aziendale.