Trasferte di un giorno: documenti, spese e contabilità 2026

Cosa si intende per trasferta di un giorno secondo la legge

Una trasferta di un giorno si verifica quando il dipendente si reca per motivi di lavoro in un'altra località e rientra nella stessa giornata. Il Codice del lavoro della Federazione Russa (articolo 166) non stabilisce una durata minima del viaggio, ma richiede che il lavoro venga svolto al di fuori della sede abituale.

Il Ministero delle Finanze nella lettera n. 03-03-07/15345 del 14 marzo 2023 ha confermato: anche un viaggio di quattro ore in una città vicina per negoziazioni con un cliente costituisce trasferta, se formalizzato con ordine. La giurisprudenza del 2024-2025 mostra che le ispezioni fiscali contestano più frequentemente le spese per viaggi all'interno dello stesso comune, dove il dipendente avrebbe potuto raggiungere la destinazione con i mezzi pubblici in un'ora.

Nelle trasferte di un giorno il datore di lavoro è obbligato a mantenere la retribuzione media per il tempo di viaggio e permanenza. Se il dipendente parte alle 7:00 e rientra alle 22:00, l'intero periodo viene retribuito secondo la media, anche se le negoziazioni sono durate due ore.

Ordine e incarico di servizio: pacchetto documentale minimo

Dal 2023 i moduli unificati T-9 e T-10 non sono obbligatori. L'azienda può sviluppare propri modelli o rinunciare completamente all'incarico di servizio, mantenendo solo l'ordine. I contabili raccomandano tuttavia di conservare l'incarico di servizio come prova dello scopo produttivo del viaggio durante i controlli fiscali.

L'ordine per una trasferta di un giorno deve contenere:

• Nome e cognome del dipendente, posizione, numero di matricola
• Destinazione (città, organizzazione)
• Data della trasferta (una sola data)
• Scopo del viaggio (specifico: "partecipazione a gara d'appalto", non "incontro d'affari")
• Fonte di finanziamento

Esempio dalla pratica: un'azienda IT di Mosca invia un programmatore a Tula per configurare i server del cliente. Partenza alle 6:30, rientro alle 20:15. L'ordine viene emesso il giorno prima del viaggio, indicando l'indirizzo dell'oggetto e la persona di contatto del cliente. L'incarico di servizio contiene l'elenco dei lavori: diagnostica, installazione software, istruzione del personale. Al rientro il dipendente redige una breve relazione sul retro dell'incarico di servizio: "Completato. Server avviato, verbale firmato". Questo è sufficiente per chiudere la trasferta.

Diarie nelle trasferte di un giorno: regole 2026

Il Codice del lavoro consente di non erogare diarie per trasferte di un giorno, ma il datore di lavoro può stabilire un compenso con atto interno. Il Codice fiscale (articolo 217, punto 3) esonera dall'IRPEF le diarie entro 700 rubli per viaggi in Russia e 2.500 rubli per l'estero.

Il Ministero delle Finanze nella lettera n. 03-04-06/25387 del 29 aprile 2024 ha chiarito: se l'azienda paga 500 rubli per una trasferta di un giorno, questo importo non è soggetto a IRPEF e contributi previdenziali a condizione che il pagamento sia stabilito nel contratto collettivo o nel regolamento sulle trasferte.

Secondo uno studio della società di revisione KPMG del 2025, il 62% delle aziende russe con oltre 100 dipendenti eroga un compenso fisso per trasferte di un giorno. L'importo medio è di 400-600 rubli. Solo il 18% delle organizzazioni ha rinunciato completamente ai pagamenti, facendo riferimento al rimborso delle spese effettive per i pasti tramite ricevute.

Aspetto importante: se la trasferta dura dalla mattina di un giorno alla mattina del successivo, ma il dipendente non ha pernottato (viaggio notturno), si considera comunque un viaggio di due giorni. Le diarie vengono erogate per ogni giorno di calendario. La lettera di Rostrud n. PG/8262-6-1 del 18 marzo 2022 conferma questo approccio.

Spese di trasporto e documentazione

Il datore di lavoro rimborsa il viaggio verso la sede della trasferta e il ritorno. Per le trasferte di un giorno sono tipiche le spese automobilistiche, biglietti di treni regionali e autobus interurbani.

Auto personale del dipendente. L'azienda può rimborsare le spese di carburante secondo il consumo medio per quel modello oppure in base alle ricevute effettive delle stazioni di servizio. Il decreto del Governo della Federazione Russa n. 1595 dell'08.09.2023 stabilisce le norme di consumo di carburante, aggiornate annualmente. Per una berlina di classe B la norma è di 7,2 litri per 100 km su autostrada. Se il dipendente ha viaggiato da Voronež a Lipeck (120 km per tratta), il calcolo è: 240 km × 7,2 l / 100 km = 17,28 l. Con un prezzo della benzina di 53 rubli al litro, il rimborso sarà di 916 rubli.

Documenti obbligatori: foglio di viaggio, ricevute delle stazioni di servizio, ordine di compensazione. Il foglio di viaggio va compilato anche per l'auto personale. Dal 2022 è in vigore il modulo semplificato, approvato con ordinanza del Ministero dei Trasporti n. 368.

Taxi e car sharing. L'Agenzia delle Entrate riconosce le spese per taxi se economicamente giustificate. Il viaggio in taxi dall'aeroporto all'ufficio del cliente in un'altra città è giustificato. L'uso quotidiano del taxi a Mosca nell'ambito di una trasferta moscovita solleverà domande.

Il car sharing viene rimborsato secondo le stesse regole. La ricevuta dall'app con indicazione del percorso, data e costo serve come conferma. Se la ricevuta non indica il percorso, il dipendente allega uno screenshot dall'app o redige una nota esplicativa.

Pasti e altre spese: cosa può essere incluso nella contabilità

Le spese per i pasti in una trasferta di un giorno non vengono rimborsate separatamente se sono state erogate le diarie. Se l'azienda non paga diarie, può compensare i pranzi tramite ricevute, ma questo importo è soggetto a IRPEF e contributi come altro reddito.

Caso pratico: un'azienda di produzione a Ekaterinburg invia un caposquadra in una fabbrica a Čeljabinsk per l'accettazione di attrezzature. Viaggio dalle 8:00 alle 19:00. L'azienda non eroga diarie, ma rimborsa il pranzo con ricevuta di 650 rubli. La contabilità include questo importo nel reddito del dipendente, trattiene il 13% di IRPEF e calcola i contributi previdenziali. Nelle spese per l'imposta sul reddito tali costi non vengono contabilizzati, poiché non soddisfano i criteri dell'articolo 264 del Codice fiscale.

Le comunicazioni mobili e internet in roaming vengono rimborsate in presenza di documenti che confermano il carattere di servizio. Il dettaglio della fattura con annotazioni sulle chiamate a clienti o colleghi interni riduce il rischio di contestazioni.

Registrazione dell'orario di lavoro e foglio presenze

Il tempo di viaggio e permanenza in trasferta viene registrato nel foglio presenze con il codice "K" (trasferta) o "06". Se il dipendente è partito in trasferta in un giorno di riposo, quel giorno viene retribuito al doppio oppure viene concesso un altro giorno di riposo a scelta del lavoratore (articolo 153 del Codice del lavoro).

Una trasferta di un giorno di sabato con settimana lavorativa di cinque giorni viene retribuita così: la retribuzione media giornaliera moltiplicata per 2 oppure il lavoratore riceve la retribuzione media per il sabato più un giorno di riposo. La scelta spetta al dipendente, il datore di lavoro è obbligato a proporre entrambe le opzioni per iscritto.

Se la trasferta è iniziata in un giorno lavorativo ma il dipendente è rientrato dopo mezzanotte, nel foglio presenze si indicano due giorni di trasferta. Il tempo di viaggio dopo la fine della giornata lavorativa è considerato straordinario solo se il datore di lavoro ha espressamente incaricato di partire in orario non lavorativo. La scelta volontaria di un treno anticipato non costituisce straordinario.

Nota spese e termini di presentazione

Al rientro il dipendente è obbligato a rendicontare gli importi spesi. Il termine per la presentazione della nota spese è di tre giorni lavorativi (punto 26 del Regolamento sulle trasferte, approvato con decreto del Governo n. 749). Se il dipendente non ha rendicontato in tempo, l'anticipo erogato diventa reddito ed è soggetto a IRPEF.

La nota spese secondo il modulo AO-1 o modulo interno dell'azienda include:

• Importo dell'anticipo erogato
• Elenco delle spese con allegati i documenti giustificativi
• Saldo da restituire o importo da integrare

Alla relazione si allegano: biglietti (carte d'imbarco, ricevute di viaggio), ricevute delle stazioni di servizio, foglio di viaggio, ricevute taxi, fatture alberghiere (se la trasferta si è effettivamente trasformata in due giorni a causa di ritardi nei trasporti). I biglietti e le ricevute elettroniche sono accettati al pari di quelli cartacei.

La contabilità verifica la relazione entro tre giorni lavorativi, approva e paga l'eccedenza oppure accetta la restituzione del saldo. Il saldo non restituito dell'anticipo viene trattenuto dallo stipendio, ma non oltre il 20% per ogni pagamento (articolo 138 del Codice del lavoro).

Rischi fiscali e posizione dell'Agenzia delle Entrate nel 2025-2026

L'Agenzia delle Entrate controlla attentamente le spese di trasferta, specialmente nei periodi di perdita o con costi elevati per i viaggi rispetto al fatturato. La lettera dell'Agenzia delle Entrate russa n. SD-4-3/5737 del 22 marzo 2024 contiene i criteri di valutazione della giustificazione:

• Corrispondenza dello scopo della trasferta al tipo di attività dell'azienda
• Presenza di un risultato (contratto, verbale, protocollo di negoziazioni)
• Ragionevolezza del percorso e mezzo di trasporto
• Assenza di segni di frazionamento di un viaggio in più viaggi per aumentare le diarie

Secondo le statistiche dell'Agenzia delle Entrate per il primo semestre 2025, l'11% degli accertamenti sull'imposta sul reddito nel segmento delle piccole e medie imprese riguarda il mancato riconoscimento delle spese di trasferta. La causa principale è l'assenza di documenti che confermano il risultato produttivo.

Per ridurre i rischi, le aziende introducono la pratica di relazioni obbligatorie sulla trasferta. Il dipendente compila un modulo breve: con chi si è incontrato, quali questioni sono state risolte, quali documenti sono stati firmati o ricevuti. Questa relazione viene conservata insieme alla nota spese e serve come prova durante i controlli.

Automazione della contabilità delle trasferte di un giorno

Le aziende con frequenti trasferte di un giorno automatizzano la gestione documentale attraverso piattaforme aziendali. La piattaforma GetOffers consente al dipendente di presentare richiesta di trasferta online, il sistema genera automaticamente la bozza di ordine e l'incarico di servizio, concorda il percorso con il responsabile e prenota il trasporto.

Dopo il viaggio il dipendente carica scansioni o foto delle ricevute nell'app mobile, il sistema riconosce gli importi e genera la nota spese. L'integrazione con 1C trasferisce i dati alla contabilità senza inserimento manuale. Secondo l'analisi interna di GetOffers, l'automazione riduce il tempo di formalizzazione di una trasferta di un giorno da 40 minuti a 8 minuti.

Esempio: un'azienda di logistica con 15 responsabili regionali, ciascuno effettua 6-8 trasferte di un giorno al mese. Prima dell'automazione il contabile dedicava 12 ore al mese all'elaborazione dei documenti di trasferta. Dopo l'implementazione della piattaforma il tempo si è ridotto a 3 ore, gli errori nelle note spese sono diminuiti del 74%.

Check-list per la formalizzazione di una trasferta di un giorno

Prima del viaggio:

• Emettere ordine con indicazione di data, scopo, destinazione
• Erogare anticipo per trasporto e diarie (se previste)
• Compilare foglio di viaggio se il dipendente viaggia con auto aziendale o personale

Durante la trasferta:

• Conservare tutte le ricevute e i biglietti
• Documentare le negoziazioni (protocollo, corrispondenza, documenti firmati)

Dopo il rientro (entro 3 giorni lavorativi):

• Compilare nota spese
• Allegare documenti giustificativi
• Redigere breve relazione sui risultati
• Chiudere foglio di viaggio con annotazione del chilometraggio

Per la contabilità:

• Verificare completezza dei documenti
• Registrare le spese in contabilità (conto 71, 26 o 44)
• Trattenere IRPEF sugli importi eccedenti i limiti
• Conservare documenti per 5 anni (ai fini della contabilità fiscale)

Particolarità della contabilità per diversi regimi fiscali

Sistema ordinario (OSNO). Le spese di trasferta riducono il reddito imponibile nel rispetto delle condizioni dell'articolo 252 del Codice fiscale: documentazione e giustificazione economica. Le diarie entro 700 rubli non sono soggette a limiti.

Sistema semplificato (USN "ricavi meno spese"). Le spese di trasferta sono contabilizzate tra i costi (sottopunto 13 punto 1 articolo 346.16 del Codice fiscale). I requisiti documentali sono gli stessi dell'OSNO.

USN "ricavi" (6%). Le spese di trasferta non influenzano la base imponibile, ma devono essere formalizzate secondo la legislazione del lavoro per tutelare gli interessi del lavoratore.

Sistema a patente. Le spese non sono contabilizzate nel calcolo dell'imposta, ma il datore di lavoro è obbligato a rimborsare i costi del dipendente e formalizzare correttamente i documenti.

Le aziende con OSNO e USN "ricavi meno spese" sono interessate alla documentazione più completa possibile delle trasferte. Ogni ricevuta persa di 500 rubli aumenta l'imposta sul reddito di 100 rubli (con aliquota del 20%) o di 75 rubli (con USN 15%).

Errori tipici e come evitarli

Errore 1. Formalizzazione della trasferta a posteriori. L'ordine deve essere emesso prima della partenza. Se il dipendente è già partito, un ordine con data anteriore crea il rischio che il documento venga riconosciuto come fittizio.

Errore 2. Assenza del foglio di viaggio nell'uso dell'auto. Senza foglio di viaggio le spese di carburante non sono accettate in contabilità.

Errore 3. Erogazione di diarie senza previsione nell'atto interno. Se il regolamento sulle trasferte non prevede il pagamento per viaggi di un giorno, qualsiasi importo è soggetto a IRPEF e contributi.

Errore 4. Invio in trasferta del dipendente in una località dove l'azienda ha una sede distaccata. Se il lavoratore lavora regolarmente in quella sede, il viaggio non è considerato trasferta.

Errore 5. Mancata concessione di giorno di riposo per trasferta in giorno festivo. Il lavoratore ha diritto di richiedere il compenso entro un anno dal viaggio.

La pratica mostra: le aziende che tengono un registro delle trasferte con indicazione dello scopo e risultato di ogni viaggio superano i controlli fiscali senza accertamenti su questa voce di spesa. Il registro aiuta a trovare rapidamente i documenti e dimostrare la giustificazione dei costi.

Modifiche legislative previste nel 2026

Il Ministero del Lavoro della Federazione Russa sta elaborando emendamenti al Regolamento sulle trasferte, che potrebbero entrare in vigore nel secondo semestre 2026. Si discute l'introduzione del modulo elettronico obbligatorio per l'incarico di servizio e la nota spese per aziende con oltre 50 dipendenti.

Si sta inoltre valutando la proposta di aumentare il limite non imponibile delle diarie a 1.000 rubli per trasferte interne, tenendo conto dell'inflazione degli ultimi anni. La decisione finale dipende dalla posizione del Ministero delle Finanze e dall'approvazione degli emendamenti al Codice fiscale.

Le aziende dovrebbero monitorare le pubblicazioni dei progetti normativi su regulation.gov.ru e adattare i regolamenti interni con anticipo.

FAQ

È necessario erogare diarie per una trasferta di un giorno?

Il Codice del lavoro non obbliga a erogare diarie per viaggi di un giorno. Il datore di lavoro può stabilire un compenso (solitamente 400-600 rubli) nel regolamento sulle trasferte. Se il pagamento è previsto dall'atto interno, l'importo fino a 700 rubli non è soggetto a IRPEF e contributi previdenziali.

Quali documenti sono obbligatori per formalizzare una trasferta di un giorno?

Pacchetto minimo: ordine di invio in trasferta e nota spese con documenti giustificativi (biglietti, ricevute). L'incarico di servizio non è obbligatorio dal 2023, ma è consigliato per dimostrare lo scopo produttivo durante i controlli fiscali.

Come rimborsare le spese per auto personale in una trasferta di un giorno?

L'azienda rimborsa il carburante secondo le norme di consumo (Decreto del Governo n. 1595) o in base alle ricevute effettive delle stazioni di servizio. Documenti obbligatori: foglio di viaggio, ricevute delle stazioni di servizio, ordine di compensazione. Calcolo: chilometraggio × norma di consumo / 100 km × prezzo carburante.

Viene retribuita una trasferta di un giorno in giorno festivo?

Sì, al doppio della retribuzione media oppure in misura singola con concessione di altro giorno di riposo a scelta del dipendente. Il datore di lavoro è obbligato a proporre entrambe le opzioni per iscritto (articolo 153 del Codice del lavoro).

Si possono contabilizzare le spese per i pasti in una trasferta di un giorno?

Se l'azienda eroga diarie, il rimborso separato dei pasti non è previsto. Se le diarie non vengono erogate, il datore di lavoro può compensare i pranzi tramite ricevute, ma questo importo è soggetto a IRPEF e contributi e non riduce l'imposta sul reddito.