Diárias em viagens de negócios 2026: normas e impostos

O que mudou nas diárias em 2026

O valor das diárias em viagens de negócios é estabelecido pelo empregador. A legislação russa não contém limites máximos, mas fixa os patamares até os quais os pagamentos não são tributados pelo imposto de renda e contribuições sociais. Em 2026, esses patamares permanecem no nível de 2024-2025: 700 rublos por dia para viagens pela Rússia e 2.500 rublos para viagens ao exterior.

Segundo pesquisa da HeadHunter do primeiro trimestre de 2025, 63% das empresas russas com mais de 100 funcionários pagam diárias acima do mínimo não tributável. O valor médio das diárias em grandes empresas é de 1.200-1.500 rublos na Rússia e 3.500-4.000 rublos no exterior. Isso significa que a maioria dos empregadores está disposta a pagar imposto de renda e contribuições sobre o excedente para manter a competitividade no mercado de trabalho.

Esclarecimento importante: desde 1º de janeiro de 2025, entraram em vigor emendas ao artigo 217 do Código Tributário da Federação Russa, que estenderam o limite não tributável a viagens de um dia sem pernoite. Anteriormente, as autoridades fiscais exigiam tributar integralmente esses pagamentos; agora é possível pagar até 700 rublos (ou 2.500 rublos no exterior) sem retenções.

Como calcular corretamente as diárias

O cálculo das diárias é feito por dias corridos, incluindo fins de semana e feriados, se caírem no período da viagem. O dia de partida e o dia de retorno são contados separadamente, mesmo que o funcionário tenha retornado no mesmo dia.

Exemplo de cálculo: um gerente de vendas partiu para Novosibirsk em 10 de março às 22h00, realizou negociações nos dias 11 e 12 de março e retornou em 13 de março às 08h00. A empresa estabeleceu diárias de 1.500 rublos. Cálculo: 4 dias × 1.500 = 6.000 rublos. Desse valor, a parte não tributável será de 4 dias × 700 = 2.800 rublos, e sobre a diferença de 3.200 rublos é necessário reter imposto de renda de 13% (416 rublos) e calcular contribuições sociais.

Para viagens internacionais, o dia de cruzamento da fronteira determina a taxa. Se o funcionário partiu de Moscou em 5 de abril e chegou a Berlim em 5 de abril (horário local), o dia de partida é considerado pela taxa internacional. A lógica inversa funciona no retorno: o dia de cruzamento da fronteira russa é pago pela taxa nacional.

Caso especial: viagens para países da UEEA (Bielorrússia, Cazaquistão, Armênia, Quirguistão). O controle fronteiriço nas fronteiras está ausente, portanto o dia de cruzamento é considerado a data no cartão de embarque ou bilhete. O Ministério das Finanças, na carta nº 03-04-06/28521 de 2024, esclareceu: se for impossível determinar a data exata, o empregador tem o direito de aplicar a taxa internacional por todo o período de permanência.

Tributação das diárias: instruções passo a passo

As diárias dentro do limite (700/2.500 rublos) não são tributadas pelo imposto de renda, contribuições sociais e contribuições para acidentes de trabalho. O excedente é incluído na base tributável.

Algoritmo passo a passo para o contador:

1. Determine o número de dias da viagem pela ordem e documentos de viagem.
2. Multiplique o número de dias pela taxa de diárias estabelecida na empresa.
3. Calcule a parte não tributável: número de dias × 700 (ou 2.500).
4. Encontre a diferença entre o pagamento efetivo e a parte não tributável.
5. Sobre a diferença, retenha o imposto de renda à taxa de 13% (para residentes) ou 30% (para não residentes).
6. Calcule as contribuições sociais sobre o excedente: pensão 22%, saúde 5,1%, seguro social 2,9%, acidentes de trabalho conforme tarifa da empresa.

Exemplo para viagem internacional: um funcionário passou 7 dias em Dubai, diárias estabelecidas em 5.000 rublos. Pagamento efetivo: 7 × 5.000 = 35.000 rublos. Parte não tributável: 7 × 2.500 = 17.500 rublos. Diferença tributável: 17.500 rublos. Imposto de renda: 17.500 × 13% = 2.275 rublos. Contribuições sociais: 17.500 × 30% = 5.250 rublos (sem considerar benefícios e excesso da base).

Erro comum: aplicação do limite não tributável a diárias pagas em moeda estrangeira. A conversão em rublos deve ser feita pela taxa do Banco Central na data de pagamento do adiantamento ou acerto final. Se a taxa subir entre o adiantamento e o relatório, a diferença pode exceder o limite, mesmo que inicialmente o valor estivesse dentro de 2.500 rublos.

Documentação das diárias

Para pagamento de diárias são necessários três documentos obrigatórios: ordem de envio em viagem de negócios, relatório de adiantamento após o retorno e documentos de viagem (bilhetes, cartões de embarque).

Desde 2023, a tarefa de serviço e o certificado de viagem foram abolidos como formulários obrigatórios. A empresa pode introduzi-los por ato interno, mas para fins fiscais não são necessários. A Receita Federal, na carta nº БС-4-11/3376, confirmou: basta a ordem e os documentos de viagem.

O relatório de adiantamento é apresentado pelo funcionário dentro de três dias úteis após o retorno. A ele são anexados cartões de embarque, bilhetes eletrônicos (impressão), recibos de hospedagem e outras despesas comprovadas. As diárias não exigem recibos separados, mas o número de dias deve coincidir com as datas nos bilhetes.

Caso prático: uma empresa de TI com escritório em Moscou envia desenvolvedores para conferências 15-20 vezes por trimestre. Em 2025, implementaram a regra: todos os bilhetes são reservados através de plataforma corporativa, que transmite automaticamente as datas de partida e chegada ao sistema de contabilidade. A contabilidade recebe os dados no dia da viagem, e não uma semana após o retorno. O tempo de processamento de relatórios de adiantamento reduziu de 4 horas para 40 minutos por funcionário.

Diárias em viagens de um dia

Até 2025, a questão das diárias para viagens de um dia era controversa. A Receita Federal considerava que as diárias eram devidas apenas com pernoite fora do local de trabalho permanente. O Ministério das Finanças mantinha posição oposta: o empregador tem o direito de compensar despesas com alimentação, mesmo que o funcionário tenha retornado no mesmo dia.

O legislador encerrou a disputa a favor dos empregadores. Agora é possível pagar até 700 rublos por dia sem pernoite na Rússia e até 2.500 rublos no exterior sem impostos. O valor pode ser estabelecido em qualquer montante, mas o excedente é tributado pelas regras gerais.

Exemplo: um advogado da empresa saiu de São Petersburgo para Moscou para audiência judicial e retornou na mesma noite. A empresa pagou 1.000 rublos de diárias. Parte não tributável: 700 rublos. Sobre 300 rublos são retidos imposto de renda de 39 rublos e calculadas contribuições de 90 rublos.

Nuance importante: se a viagem dura vários dias, mas a hospedagem não é paga (o funcionário fica com parentes ou aluga moradia por conta própria), as diárias são pagas integralmente por cada dia. A ausência de recibos de hotel não afeta o direito de receber diárias.

Viagens internacionais: moeda e diferenças cambiais

As diárias no exterior podem ser pagas em rublos ou na moeda do país de destino. A escolha da moeda é fixada na ordem de viagem ou no regulamento de viagens da empresa.

Se o pagamento for em moeda estrangeira, a conversão em rublos para fins tributários é feita duas vezes: ao emitir o adiantamento (pela taxa na data de emissão) e ao aprovar o relatório de adiantamento (pela taxa na data de aprovação). A diferença cambial entre essas datas não afeta o valor do limite não tributável: ele é sempre igual a 2.500 rublos por dia.

Exemplo: um funcionário recebeu adiantamento de 500 euros para 5 dias na Alemanha. Taxa na data de emissão 95 rublos por euro, total 47.500 rublos. Diárias estabelecidas em 100 euros por dia (500 euros por 5 dias). Limite não tributável: 5 × 2.500 = 12.500 rublos. Parte tributável: 47.500 - 12.500 = 35.000 rublos. Se no momento da aprovação do relatório a taxa subir para 98 rublos, o custo efetivo será de 49.000 rublos, e a parte tributável aumentará para 36.500 rublos.

Empresas com viagens internacionais frequentes costumam estabelecer diárias em dólares ou euros independentemente do país de destino. Isso simplifica a contabilidade, mas pode criar desequilíbrio: em países do Sudeste Asiático, 100 dólares cobrem todas as despesas com folga, enquanto na Escandinávia o mesmo valor mal cobre duas refeições.

Particularidades regionais e Extremo Norte

Para viagens às regiões do Extremo Norte e localidades equiparadas, aplicam-se os mesmos limites não tributáveis: 700 rublos por dia. Coeficientes regionais e adicionais do norte não se aplicam às diárias, conforme confirmou o Ministério das Finanças na carta nº 03-04-07/18945.

Mas o empregador pode estabelecer diárias elevadas para regiões do norte em ato interno. Por exemplo, 1.500 rublos para viagens à Iacútia e Magadan contra 1.000 rublos para a Rússia central. Sobre o valor excedente a 700 rublos ainda será necessário pagar impostos, mas o funcionário receberá compensação pelo custo de vida mais alto.

Prática de grandes empresas: holdings de petróleo, gás e mineração estabelecem graduação de diárias por regiões. Grade típica: 1.000 rublos para a parte europeia, 1.500 rublos para Sibéria e Extremo Oriente, 2.000 rublos para o Extremo Norte. Viagens internacionais são divididas em três categorias: Europa e EUA (4.000 rublos), Ásia e América Latina (3.500 rublos), África e Oriente Médio (5.000 rublos).

Como otimizar despesas com diárias

Empresas com grande volume de viagens podem reduzir a carga tributária sem cortar pagamentos aos funcionários. Uma das formas: separar diárias e compensações adicionais.

Em vez de 2.000 rublos de diárias, pode-se pagar 700 rublos de diárias (não tributáveis) e 1.300 rublos de compensação de despesas com alimentação mediante recibos. A compensação documentada reduz o imposto sobre lucro, mas é tributada pelo imposto de renda e contribuições. A economia surge se o funcionário gastar menos: apresentou recibos de 800 rublos, recebeu 700 + 800 = 1.500 em vez de 2.000.

Outro método: transferir parte dos funcionários para regime de trabalho itinerante. Para esses cargos, diárias não são pagas, mas pode-se estabelecer adicional ao salário (10-30% do vencimento). O adicional é tributado integralmente, mas não requer relatórios de adiantamento e ordens para cada viagem. Adequado para gerentes de vendas, auditores, engenheiros de serviço que viajam semanalmente.

Terceira opção: cartões corporativos com limite para alimentação. O funcionário paga com cartão da empresa, todos os recibos entram automaticamente no sistema de contabilidade. O limite é estabelecido dentro do valor não tributável (700 rublos por dia), excesso é impossível. O banco fornece detalhamento de cada transação, o que simplifica auditorias da Receita Federal.

Segundo estimativa de analistas da SAP Concur, empresas com volume de viagens superior a 500 viagens por ano economizam até 18% do orçamento ao implementar sistemas automatizados de contabilidade e cartões pré-pagos. A economia vem da redução do tempo da contabilidade, diminuição de erros em relatórios e controle de excessos.

Erros frequentes no pagamento de diárias

Erro primeiro: pagamento de diárias pelo dia de partida e retorno pela metade da taxa. A legislação não prevê fracionamento de diárias. Cada dia corrido, incluindo dia de partida e dia de chegada, é pago integralmente.

Erro segundo: não pagamento de diárias por dias de fim de semana dentro da viagem. Se o funcionário saiu na segunda-feira e retornou na quarta-feira da semana seguinte, sábado e domingo são pagos igualmente aos dias úteis.

Erro terceiro: aplicação do limite não tributável a diárias pagas após demissão. Se a viagem terminou antes da demissão, mas o relatório de adiantamento foi aprovado depois, as diárias são tributadas integralmente pelo imposto de renda. O Supremo Tribunal, na decisão nº 304-ЭС19-25068, apoiou a Receita: pagamentos a ex-funcionários não se enquadram no benefício do artigo 217 do Código Tributário.

Erro quarto: ausência de cartões de embarque com registro eletrônico. Se o funcionário fez check-in online e embarcou no voo por código QR, o cartão de embarque ainda é necessário. Pode ser impresso no aeroporto ou salva a versão eletrônica. Sem cartão de embarque, a Receita pode desconsiderar despesas com diárias em auditoria.

Erro quinto: pagamento de diárias em viagem a unidade separada na mesma cidade. Se a empresa tem filial ou representação em outra cidade, a viagem para lá é formalizada nas bases gerais. Mas se o funcionário foi transferido para essa unidade permanentemente (alterado contrato de trabalho), viagens entre escritórios não são consideradas viagens de negócios, e diárias não são devidas.

Pontos de controle para o gestor de viagens

Para evitar questionamentos da Receita Federal e pagamento excessivo de impostos, verifique cinco parâmetros:

1. Regulamento de viagens aprovado e contém valores específicos de diárias (separadamente para Rússia e exterior).
2. Cada viagem formalizada por ordem com indicação de datas, local de destino e objetivo da viagem.
3. Relatórios de adiantamento contêm cartões de embarque ou bilhetes eletrônicos com datas de partida e chegada.
4. Cálculo de imposto de renda e contribuições sobre excesso do limite realizado no mês de aprovação do relatório de adiantamento, não depois.
5. Se o funcionário não devolveu adiantamento não utilizado em três dias, a contabilidade reteve do salário (ou funcionário depositou em dinheiro).

Recomendação adicional: mantenha registro de viagens em planilha eletrônica com campos "Nome", "Datas", "Destino", "Valor de diárias", "Imposto retido", "Relatório aprovado". Isso levará 10 minutos por semana, mas economizará dias de trabalho em auditoria.

Para empresas com volume superior a 100 viagens por ano, faz sentido integrar sistema de reservas com software de contabilidade. GetOffers transmite dados sobre datas de viagens diretamente para 1C ou SAP, excluindo entrada manual e erros.

Mudanças a esperar

O Ministério das Finanças, em materiais de trabalho para o orçamento 2026-2028, mencionou possibilidade de indexação dos limites não tributáveis. Os atuais 700 e 2.500 rublos foram estabelecidos em 2008 (para Rússia) e 2017 (para exterior). Considerando a inflação, o valor real do limite caiu quase pela metade.

Entretanto, o projeto de lei ainda não foi apresentado à Duma. Se as mudanças forem aprovadas durante 2026, entrarão em vigor não antes de 2027. Até lá, vigoram os patamares anteriores.

A segunda mudança possível diz respeito à digitalização do fluxo de documentos. A Receita Federal testa sistema de obtenção automática de dados sobre voos diretamente das companhias aéreas. Se o piloto for bem-sucedido, a partir de 2027 as empresas poderão não exigir cartões de embarque: a Receita verificará as datas pela base das transportadoras. Isso simplificará a vida dos contadores, mas exigirá consentimento dos funcionários para transferência de dados pessoais.

Terceira tendência: transição para viagens completamente sem dinheiro. Bancos oferecem cartões corporativos com crédito automático de diárias no dia da viagem. O funcionário recebe 700 rublos no cartão cada manhã da viagem, excesso é impossível, relatório é gerado automaticamente. A solução é adequada para empresas que não querem pagar imposto de renda a mais e estão dispostas a limitar diárias ao mínimo não tributável.

FAQ

Qual valor de diárias não é tributado pelo imposto de renda em 2026?

Em 2026, o limite não tributável é de 700 rublos por dia para viagens pela Rússia e 2.500 rublos para viagens internacionais. Valores acima desses limites são tributados pelo imposto de renda de 13% (para residentes) e contribuições sociais de 30%.

É necessário pagar diárias pelo dia de partida e dia de retorno?

Sim, o dia de partida e o dia de retorno são pagos integralmente, mesmo que o funcionário tenha saído tarde da noite ou retornado cedo pela manhã. O fracionamento de diárias pela metade da taxa não é previsto pela legislação.

É possível pagar diárias em viagem de um dia sem pernoite?

Sim, desde 2025 as diárias para viagens de um dia sem pernoite são pagas nas bases gerais. O limite não tributável é de 700 rublos na Rússia e 2.500 rublos no exterior. O excedente é tributado pelo imposto de renda e contribuições.

Quais documentos são necessários para pagamento de diárias?

São obrigatórios três documentos: ordem de envio em viagem de negócios, relatório de adiantamento após o retorno e documentos de viagem (bilhetes, cartões de embarque). A tarefa de serviço e o certificado de viagem desde 2023 não são exigidos.

Como determinar o dia de cruzamento da fronteira para cálculo de diárias?

O dia de cruzamento da fronteira é determinado pelo carimbo do controle fronteiriço ou data no cartão de embarque. Se o funcionário partiu da Rússia e chegou ao exterior no mesmo dia corrido, esse dia é pago pela taxa internacional (2.500 rublos).

As diárias são tributadas pelas contribuições sociais?

As diárias dentro do limite (700/2.500 rublos) não são tributadas pelas contribuições sociais. O excedente do limite é tributado por contribuições de pensão (22%), saúde (5,1%), seguro social (2,9%) e contribuições para acidentes de trabalho conforme tarifa da empresa.