Viagens de negócios de um dia: documentação e despesas 2026

O que é considerado viagem de negócios de um dia por lei

Uma viagem de negócios de um dia ocorre quando um funcionário se desloca por motivo de trabalho a outra localidade e regressa no mesmo dia. O Código do Trabalho da Federação Russa (artigo 166) não estabelece duração mínima para a deslocação, mas exige que o trabalho seja executado fora do local habitual de trabalho.

O Ministério das Finanças, na carta n.º 03-03-07/15345 de 14 de março de 2023, confirmou: mesmo uma viagem de quatro horas a uma cidade vizinha para negociações com um cliente é considerada viagem de negócios, se formalizada por ordem. A jurisprudência de 2024-2025 mostra que as inspeções fiscais contestam mais frequentemente despesas com deslocações dentro do mesmo município, onde o funcionário poderia chegar de transporte público em uma hora.

Em viagens de negócios de um dia, o empregador é obrigado a manter o salário médio durante o tempo de deslocação e no local. Se o funcionário sai às 7h00 e regressa às 22h00, todo esse período é pago pela média, mesmo que as negociações tenham durado duas horas.

Ordem e tarefa de serviço: pacote mínimo de documentos

Desde 2023, os formulários unificados T-9 e T-10 não são obrigatórios. A empresa pode desenvolver os seus próprios modelos ou prescindir completamente da tarefa de serviço, mantendo apenas a ordem. No entanto, os contabilistas recomendam manter a tarefa de serviço como prova do objetivo produtivo da viagem em inspeções fiscais.

A ordem para viagem de negócios de um dia deve conter:

Nome completo do funcionário, cargo, número de registo
Destino (cidade, organização)
Data da viagem de negócios (uma data)
Objetivo da viagem (específico: "participação em concurso", não "reunião de negócios")
Fonte de financiamento

Exemplo da prática: uma empresa de TI de Moscovo envia um programador a Tula para configurar servidores de um cliente. Partida às 6h30, regresso às 20h15. A ordem é emitida um dia antes da viagem, indicando o endereço do local e a pessoa de contacto do cliente. A tarefa de serviço contém a lista de trabalhos: diagnóstico, instalação de software, formação de pessoal. Ao regressar, o funcionário escreve um breve relatório no verso da tarefa de serviço: "Concluído. Servidor iniciado, ata assinada". Isto é suficiente para encerrar a viagem de negócios.

Ajudas de custo em viagens de um dia: regras de 2026

O Código do Trabalho permite não pagar ajudas de custo por viagens de negócios de um dia, mas o empregador pode estabelecer compensação por ato local. O Código Tributário (artigo 217, parágrafo 3) isenta de IRS ajudas de custo até 700 rublos para viagens na Rússia e 2.500 rublos para o estrangeiro.

O Ministério das Finanças, na carta n.º 03-04-06/25387 de 29 de abril de 2024, esclareceu: se a empresa paga 500 rublos por viagem de negócios de um dia, esse valor não está sujeito a IRS e contribuições para a segurança social, desde que o pagamento esteja consagrado no acordo coletivo ou regulamento sobre viagens de negócios.

Segundo dados de estudo da empresa de auditoria KPMG de 2025, 62% das empresas russas com mais de 100 funcionários pagam compensação fixa por viagens de um dia. O valor médio é de 400-600 rublos. Apenas 18% das organizações recusaram completamente os pagamentos, citando o reembolso de despesas reais com alimentação mediante recibos.

Detalhe importante: se a viagem de negócios dura desde a manhã de um dia até à manhã do dia seguinte, mas o funcionário não pernoitou (deslocação noturna), isto ainda é considerado uma viagem de dois dias. As ajudas de custo são pagas por cada dia de calendário. A carta da Rostrud n.º PG/8262-6-1 de 18 de março de 2022 confirma esta abordagem.

Despesas de transporte e comprovação documental

O empregador reembolsa a deslocação ao local da viagem de negócios e regresso. Para viagens de um dia, são típicas despesas automóveis, bilhetes de comboios suburbanos e autocarros interurbanos.

Automóvel pessoal do funcionário. A empresa pode reembolsar despesas com combustível pelo consumo médio para esse modelo ou por recibos reais de postos de abastecimento. A Resolução do Governo da Federação Russa n.º 1595 de 08.09.2023 estabelece normas de consumo de combustível, atualizadas anualmente. Para um sedan classe B, a norma é de 7,2 l por 100 km em estrada. Se o funcionário viajou de Voronezh a Lipetsk (120 km num sentido), o cálculo: 240 km × 7,2 l / 100 km = 17,28 l. Com preço de gasolina de 53 rublos por litro, o reembolso será de 916 rublos.

Documentos obrigatórios: folha de rota, recibos de postos de abastecimento, ordem de compensação. A folha de rota é preenchida mesmo para automóvel pessoal. Desde 2022 vigora o formulário simplificado, aprovado pela ordem do Ministério dos Transportes n.º 368.

Táxi e carsharing. A inspeção fiscal reconhece despesas com táxi, se economicamente justificadas. Viagem de táxi do aeroporto ao escritório do cliente noutra cidade é justificada. Táxi diário em Moscovo no âmbito de viagem de negócios em Moscovo levantará questões.

Carsharing é reembolsado pelas mesmas regras. O recibo da aplicação com indicação do percurso, data e custo serve como comprovação. Se o recibo não indicar o percurso, o funcionário anexa captura de ecrã da aplicação ou escreve nota explicativa.

Alimentação e outras despesas: o que pode ser incluído na contabilidade

Despesas com alimentação em viagem de negócios de um dia não são reembolsadas separadamente, se pagas ajudas de custo. Se a empresa não paga ajudas de custo, pode compensar almoços por recibos, mas esse valor está sujeito a IRS e contribuições como outro rendimento.

Caso prático: empresa de produção em Ecaterimburgo envia mestre a fábrica em Cheliabinsk para receção de equipamento. Viagem das 8h00 às 19h00. A empresa não paga ajudas de custo, mas reembolsa almoço por recibo de 650 rublos. A contabilidade inclui esse valor no rendimento do funcionário, retém 13% de IRS e cobra contribuições para a segurança social. Nas despesas de imposto sobre lucros, tais gastos não são contabilizados, pois não correspondem aos critérios do artigo 264 do Código Tributário.

Comunicações móveis e internet em roaming são reembolsadas mediante documentos que comprovem caráter de serviço. Discriminação de conta com anotações sobre chamadas a clientes ou colegas internos reduz risco de reclamações.

Registo do tempo de trabalho e folha de ponto

O tempo em deslocação e no local da viagem de negócios é refletido na folha de registo do tempo de trabalho com código "K" (командировка) ou "06". Se o funcionário saiu em viagem de negócios no seu dia de descanso, esse dia é pago em dobro ou é concedido outro dia de descanso à escolha do trabalhador (artigo 153 do Código do Trabalho).

Viagem de negócios de um dia no sábado com semana de trabalho de cinco dias é paga assim: salário médio diário multiplicado por 2 ou o trabalhador recebe salário médio pelo sábado mais dia de folga. A escolha é do funcionário, o empregador é obrigado a oferecer ambas as opções por escrito.

Se a viagem de negócios começou num dia útil, mas o funcionário regressou depois da meia-noite, na folha de ponto são registados dois dias de viagem de negócios. O tempo em deslocação após o fim do dia de trabalho é considerado horas extraordinárias apenas se o empregador ordenou expressamente a saída fora do horário de trabalho. A escolha voluntária de comboio mais cedo não constitui horas extraordinárias.

Relatório de adiantamento e prazos de apresentação

Ao regressar, o funcionário é obrigado a prestar contas dos valores gastos. O prazo de entrega do relatório de adiantamento é de três dias úteis (parágrafo 26 do Regulamento sobre viagens de negócios, aprovado pela Resolução do Governo n.º 749). Se o funcionário não prestou contas a tempo, o adiantamento concedido torna-se rendimento e está sujeito a IRS.

O relatório de adiantamento no formulário AO-1 ou formulário interno da empresa inclui:

Valor do adiantamento concedido
Lista de despesas com anexo de documentos comprovativos
Saldo a devolver ou valor a pagar adicionalmente

Ao relatório são anexados: bilhetes (cartões de embarque, recibos de itinerário), recibos de postos de abastecimento, folha de rota, recibos de táxi, faturas de hotéis (se a viagem de negócios se transformou efetivamente em dois dias devido a atraso de transporte). Bilhetes e recibos eletrónicos são aceites em pé de igualdade com os em papel.

A contabilidade verifica o relatório em três dias úteis, aprova e paga o excesso ou aceita a devolução do saldo. O saldo não devolvido do adiantamento é deduzido do salário, mas não mais de 20% por cada pagamento (artigo 138 do Código do Trabalho).

Riscos fiscais e posição da Administração Fiscal em 2025-2026

A Administração Fiscal examina atentamente despesas de viagens de negócios, especialmente em períodos de prejuízo ou custos elevados com deslocações relativamente à receita. A carta da Administração Fiscal da Rússia n.º SD-4-3/5737 de 22 de março de 2024 contém critérios de avaliação da fundamentação:

Correspondência do objetivo da viagem de negócios ao tipo de atividade da empresa
Existência de resultado (contrato, ata, protocolo de negociações)
Razoabilidade do percurso e meio de deslocação
Ausência de sinais de divisão de uma viagem em várias para aumentar ajudas de custo

Segundo estatísticas da Administração Fiscal do primeiro semestre de 2025, 11% das liquidações adicionais de imposto sobre lucros no segmento de pequenas e médias empresas estão relacionadas com não aceitação de despesas de viagens de negócios. A principal razão é a ausência de documentos que comprovem resultado produtivo.

Para reduzir riscos, as empresas implementam prática de relatórios obrigatórios sobre viagem de negócios. O funcionário preenche formulário breve: com quem se reuniu, que questões foram resolvidas, que documentos foram assinados ou recebidos. Este relatório é guardado junto com o de adiantamento e serve como prova em inspeção.

Automatização da contabilidade de viagens de negócios de um dia

Empresas com viagens frequentes de um dia automatizam o fluxo documental através de plataformas corporativas. A plataforma GetOffers permite ao funcionário submeter pedido de viagem de negócios online, o sistema gera automaticamente projeto de ordem e tarefa de serviço, aprova percurso com o superior e reserva transporte.

Após a viagem, o funcionário carrega digitalizações ou fotos de recibos na aplicação móvel, o sistema reconhece valores e gera relatório de adiantamento. A integração com 1C transfere dados para a contabilidade sem entrada manual. Segundo dados de análise interna da GetOffers, a automatização reduz o tempo de formalização de viagem de negócios de um dia de 40 minutos para 8 minutos.

Exemplo: empresa de logística com 15 gestores regionais, cada um realiza 6-8 viagens de um dia por mês. Antes da automatização, o contabilista gastava 12 horas por mês no processamento de documentos de viagens de negócios. Após implementação da plataforma, o tempo reduziu-se para 3 horas, erros em relatórios de adiantamento diminuíram 74%.

Lista de verificação para formalização de viagem de negócios de um dia

Antes da viagem:

Emitir ordem com indicação de data, objetivo, destino
Conceder adiantamento para transporte e ajudas de custo (se previsto)
Formalizar folha de rota, se o funcionário viajar em automóvel de serviço ou pessoal

Durante a viagem de negócios:

Guardar todos os recibos e bilhetes
Registar negociações (protocolo, correspondência, documentos assinados)

Após regresso (em 3 dias úteis):

Preencher relatório de adiantamento
Anexar documentos comprovativos
Escrever breve relatório sobre resultados
Encerrar folha de rota com indicação de quilometragem

Para a contabilidade:

Verificar completude de documentos
Refletir despesas na contabilidade (conta 71, 26 ou 44)
Reter IRS de valores que excedam limites
Guardar documentos 5 anos (para fins de contabilidade fiscal)

Particularidades da contabilidade para diferentes sistemas de tributação

Sistema geral (OSNO). Despesas com viagens de negócios reduzem lucro tributável mediante cumprimento de condições do artigo 252 do Código Tributário: comprovação documental e fundamentação económica. Ajudas de custo até 700 rublos não são normalizadas.

Sistema simplificado (USN "receitas menos despesas"). Despesas de viagens de negócios são contabilizadas como custos (subparágrafo 13 do parágrafo 1 do artigo 346.16 do Código Tributário). Requisitos para documentos são os mesmos que no OSNO.

USN "receitas" (6%). Despesas de viagens de negócios não afetam base tributável, mas devem ser formalizadas segundo legislação laboral para proteção dos interesses do trabalhador.

Sistema de patente. Despesas não são contabilizadas no cálculo do imposto, mas o empregador é obrigado a reembolsar custos do funcionário e formalizar corretamente documentos.

Empresas no OSNO e USN "receitas menos despesas" têm interesse em documentação máxima de viagens de negócios. Cada recibo perdido de 500 rublos aumenta imposto sobre lucros em 100 rublos (com taxa de 20%) ou em 75 rublos (com USN 15%).

Erros típicos e como evitá-los

Erro 1. Formalização de viagem de negócios com data retroativa. A ordem deve ser emitida antes da partida. Se o funcionário já partiu, ordem com data anterior cria risco de reconhecimento do documento como fictício.

Erro 2. Ausência de folha de rota ao usar automóvel. Sem folha de rota, despesas com combustível não são aceites na contabilidade.

Erro 3. Pagamento de ajudas de custo sem consagração em ato local. Se o regulamento sobre viagens de negócios não prevê pagamento por viagens de um dia, qualquer valor está sujeito a IRS e contribuições.

Erro 4. Envio de funcionário em viagem de negócios a localidade onde a empresa tem estabelecimento separado. Se o trabalhador trabalha regularmente nesse estabelecimento, a viagem não é considerada viagem de negócios.

Erro 5. Não concessão de dia de folga por viagem de negócios em dia de descanso. O trabalhador tem direito a exigir compensação durante um ano após a viagem.

A prática mostra: empresas que mantêm registo de viagens de negócios com indicação de objetivo e resultado de cada viagem passam inspeções fiscais sem liquidações adicionais nesta rubrica de despesas. O registo ajuda a encontrar rapidamente documentos e provar fundamentação de custos.

Alterações legislativas esperadas em 2026

O Ministério do Trabalho da Federação Russa está a desenvolver alterações ao Regulamento sobre viagens de negócios, que podem entrar em vigor no segundo semestre de 2026. Discute-se introdução de formulário eletrónico obrigatório de tarefa de serviço e relatório de adiantamento para empresas com mais de 50 funcionários.

Também está a ser considerada proposta de aumento do limite não tributável de ajudas de custo para 1.000 rublos para viagens de negócios internas, o que tem em conta a inflação dos últimos anos. A decisão final depende da posição do Ministério das Finanças e aprovação de alterações ao Código Tributário.

As empresas devem acompanhar publicações de projetos de atos normativos em regulation.gov.ru e adaptar regulamentos internos antecipadamente.

FAQ

É necessário pagar ajudas de custo por viagem de negócios de um dia?

O Código do Trabalho não obriga a pagar ajudas de custo por viagens de um dia. O empregador pode estabelecer compensação (geralmente 400-600 rublos) no regulamento sobre viagens de negócios. Se o pagamento estiver previsto em ato local, valor até 700 rublos não está sujeito a IRS e contribuições para a segurança social.

Que documentos são obrigatórios para formalização de viagem de negócios de um dia?

Pacote mínimo: ordem de envio em viagem de negócios e relatório de adiantamento com documentos comprovativos (bilhetes, recibos). A tarefa de serviço não é obrigatória desde 2023, mas é recomendada para prova de objetivo produtivo em inspeções fiscais.

Como reembolsar despesas com automóvel pessoal em viagem de negócios de um dia?

A empresa reembolsa combustível por normas de consumo (Resolução do Governo n.º 1595) ou por recibos reais de postos de abastecimento. Documentos obrigatórios: folha de rota, recibos de postos de abastecimento, ordem de compensação. Cálculo: quilometragem × norma de consumo / 100 km × preço do combustível.

É paga viagem de negócios de um dia em dia de descanso?

Sim, em dobro do salário médio ou em valor simples com concessão de outro dia de descanso à escolha do funcionário. O empregador é obrigado a oferecer ambas as opções por escrito (artigo 153 do Código do Trabalho).

Podem ser contabilizadas despesas com alimentação em viagem de negócios de um dia?

Se a empresa paga ajudas de custo, reembolso separado de alimentação não está previsto. Se as ajudas de custo não são pagas, o empregador pode compensar almoços por recibos, mas esse valor está sujeito a IRS e contribuições e não reduz imposto sobre lucros.